De Koninklijke Vereniging voor Accountants en Boekhouders meldt dat boekhouders zich zorgen maken over de veiligheid van papieren documenten.
Met doccle vermijd je dat je fysiek documenten aan je boekhouder moet geven. Je kan de documenten, zoals facturen, op een super veilige en bovendien snelle manier digitaal aan je boekhouder bezorgen.
Het volstaat om je documenten in je doccle-account op te laden en ze vervolgens te delen met bv. je boekhouder.
Alles wordt dan veilig bewaard in jouw persoonlijke archief en je boekhouder krijgt de documenten die hij nodig heeft automatisch toegestuurd.
Ook documenten ontvangen via mail of papier eenvoudig in doccle toevoegen.
Je krijgt facturen of documenten via verschillende manieren toegestuurd. Een groot aantal organisaties verzendt zijn documenten al via doccle. Daarnaast krijg je waarschijnlijk ook een heleboel documenten via email of op papier via de post.
Al deze documenten kan je perfect in je doccle-account toevoegen en vervolgens delen met bijvoorbeeld je boekhouder.
Hoe ga je te werk?
1) Documenten van organisaties die doccle gebruiken automatisch ontvangen in doccle
De meeste grote bedrijven gebruiken vandaag doccle om documenten rechtstreeks in uw persoonlijke administratie te stoppen. Om dit op te zetten :
a. Maak je een doccle account aan
b. Leg je éénmalig de verbinding met bedrijven die doccle reeds gebruiken via persoonlijke codes
c. Je ontvangt een mail of notificatie in je doccle-app als er een nieuw document voor je klaar staat en je krijgt 5 dagen voor vervaldatum een bericht wanneer je facturen moet betalen. Ook de betaling zelf kan je eenvoudig vanuit doccle doen.
2) Documenten die je via mail krijgt heel eenvoudig opladen in doccle
Je kan documenten heel eenvoudig in doccle plaatsen vanop je smartphone. Bij het opslaan in doccle kan je hier ook meteen een eigen “label” aan toevoegen om dit later eenvoudig terug te vinden. Je kan dit label zelf kiezen, bijvoorbeeld “kwartaal” of “Boekhouder”. De volgende stappen moet je doorlopen:
a. Open de pdf vanuit je emailapp
b. Deel het document via je smartphone functies (zoals je zaken deelt met whatsapp bijvoorbeeld) en kies voor delen met doccle.
c. Kies eventueel een eigen naam voor het document en voeg het gewenste label toe (vb ‘kwartaal’)
Via je computer kan je de documenten simpelweg opslaan en vervolgens toevoegen via de functie ‘Opladen’ die je vindt in je doccle-account door te klikken op je gebruikersnaam en vervolgens ‘Upload documenten’ te kiezen.
3) Documenten die je op papier krijgt eenvoudig toevoegen aan doccle
Je kan documenten eenvoudig inscannen en opladen in doccle. We raden aan om hiervoor een gratis scanning app te gebruiken die toelaat om meerdere pagina’s te scannen. Een goede app hiervoor is bijvoorbeeld “Smartdoc scanner”.
De werkwijze is als volgt :
a. Scan het document van 1 of meerdere pagina’s met je gratis scanning app.
b. Kies in je scanning app voor het delen van het document en kies daar voor delen met doccle
c. Kies eventueel een eigen naam voor het document en voeg het gewenste label toe
Delen vanuit doccle
Eens al je documenten in je doccle zijn opgeladen, deel je via een paar muisklikken de gewenste documenten met anderen.
1) Ga naar je archief in doccle en vink de documenten die je wil delen aan.
2) Er opent zich een venster ‘Mijn verzameling’ waarin de geselecteerde documenten zichtbaar zijn.
3) Klik vervolgens op ‘delen’ en vul het emailadres van diegene met wie je wil delen in.
4) De geadresseerde krijgt dan al je documenten veilig per mail toe.
Goed voorbereid: label je documenten
Door systematisch je binnenkomende documenten op te laden in je doccle-account en te labelen, verloopt je boekhouding een stuk efficiënter. Met een goede labelling kan je alle documenten van een bepaald kwartaal in één keer selecteren en dan vervolgens via de eenvoudige deel-functionaliteit in doccle delen met je boekhouder.
Je gaat hierbij als volgt tewerk :
- Open je doccle account op je pc
- Ga naar archief en zoek de documenten op door : het gewenste label (vb “kwartaal”) te selecteren en eventueel via datum de documenten te zoeken van het laatste kwartaal
- Selecteer via het “Selecteer alles” selectie vakje alle documenten in 1 keer en kies voor “Deel”.
- Vul het emailadres van de boekhouder in en de documenten worden veilig bezorgd.
Heb je al een account? Meld je hier aan.
