In het Radio 2 programma ‘De Inspecteur’ kaart Sven Pichal de veiligheid van digitale documenten zoals facturen aan. Hoe veilig is een digitale administratie?
Lees hier tips & tricks om het veilig te houden.
Wil je vermijden om het slachtoffer te worden van phishing met facturen, dan bekijk én betaal je best je factuur via je Doccle-account online of via onze Doccle app.
Geen enkele fraudeur kan een (valse) factuur in Doccle plaatsen. Dus als je factuur in je Doccle-account zit, dan is het een echte factuur.
Als je een factuur via Doccle betaalt, ben je er bovendien ook zeker van dat de gegevens (rekeningnummer en gestructureerde mededeling) correct zijn en de betaling dus correct gebeurt.
Veel mensen gebruiken hun e-mailtoepassing als archief voor de documenten die ze via mail ontvangen. Die ontvangen documenten laten ze gewoon in hun inbox zitten of in het beste geval verslepen ze de e-mail naar een folder in hun mailbox.
Helaas worden e-mailadressen of zelfs hele e-mailtoepassingen soms gehacked waardoor ook jouw documenten, of gegevens eruit, ‘op straat’ kunnen belanden.
Veiliger is het dus om ze uit de mailtoepassing te halen en ze netjes op een veilige plaats digitaal te archiveren.
Maar daar loopt het vaak fout. Dit vergt wel wat discipline en tijd om dit ordelijk te doen én te houden.
Doccle is er net om dit voor jou te doen. Je documenten worden in Doccle veilig gearchiveerd zolang jij dat wil. Op zoek naar een document? Dan kan dit makkelijk via talrijke zoekcriteria.
Doccle biedt de mogelijkheid om al je documenten samen te bewaren in 1 digitale kluis.
Die kluis kan je ‘digitaal’ op slot doen op 3 manieren:
Je kan aan elk document een veiligheidsniveau toekennen.
In eerste instantie bepaalt de verzender van het document het originele veiligheidsniveau. Indien een document als zeer confidentieel wordt geacht, dan wordt het versleuteld verzonden. Je kan het enkel openen met de hulp van itsme of e-ID. Alle overheidsdocumenten worden bijvoorbeeld zo verzonden.
Wil je een document dat door de afzender niet als confidentieel beschouwd werd, toch extra beveiligen, dan kan je dit document zelf een hogere confidentialiteit meegeven. Het document wordt dan versleuteld bewaard in je Doccle-account. Je kan het dan enkel openen nadat je je geïdentificeerd hebt met itsme of e-ID.
Doccle faciliteert het digitaal verzenden van documenten van zeer veel Belgische bedrijven. Het Doccle-platform hanteert de strengste normen qua veiligheid en kwaliteit. Het is ISO gecertificeerd, voldoet aan de GDPR wetgeving en houdt zich aan haar charter opgesteld bij de oprichting.
Een account, een digitale brievenbus eigenlijk, wordt eerst op een unieke wijze verbonden met een bedrijf opdat de documenten kunnen verzonden worden. In een account zitten dus meerdere ‘verbindingen’ met meerdere bedrijven. De verzenders zelf, de bedrijven dus, verzenden hun documenten naar de Doccle account op basis van unieke combinatie van codes.
Op basis van unieke account gegevens, zoals het rijksregisternummer of een rekeningnummer kunnen er verbindingen voorgesteld worden aan de gebruiker. De gebruiker zelf bepaalt of hij deze verbinding wil toestaan om de documenten digitaal te ontvangen of niet.
Bij Doccle hebben we dus geen inzicht in de documenten zelf. Het enige wat Doccle weet is welke accounts verbonden zijn met welke bedrijven en hoeveel documenten er werden verzonden naar een account. De inhoud van de documenten is niet zichtbaar voor Doccle.
Doccle is dus letterlijk de digitale postbode. Hij bezorgt je jouw brief maar weet niet wat erin staat!
Heb je al een account? Meld je hier aan.
