Alles waarvoor je een handtekening nodig hebt, kan nu eenvoudig via Doccle: Aangetekend digitaal verzenden, digitaal ondertekenen of ‘gelezen en goedgekeurd’.
Onze ambitie om administratie eenvoudiger en makkelijker te maken nemen we zeer ter harte.
We kijken daarbij naar verschillende sectoren en zoeken naar de beste oplossingen voor de specifieke noden. Zo leerden we dat de HR-sector en met name ook de transportsector op zoek waren naar een oplossing om documenten digitaal te laten aanvaarden.
Vandaar dat er nu, naast het verzenden van loondocumenten, ook aangetekend kan verzonden worden. En er is ook een eenvoudige onderteken- en aanvaardingsfunctionaliteit beschikbaar.
Voor bepaalde documenten volstaat een bevestiging met “gelezen en goedgekeurd” van de ontvanger. Denk bijvoorbeeld maar aan een wijziging van een arbeidsreglement of de transportsector waar de documenten met rust- en rijtijden wekelijks bevestigd dienen worden door de werknemers. Tot op vandaag moest dit op papier gebeuren, wat vaak leidde tot vertraging en complexiteit van het betalingsproces.
Sinds 2021 werd de CAO aangepast en mag deze goedkeuring ook digitaal gegeven worden.
Doccle sloeg de handen in mekaar met de sector en ontwikkelde een eenvoudige ‘gelezen en goedgekeurd’-functionaliteit.
Naast het puur aanbieden van het document ter goedkeuring, worden er ook herinneringen gestuurd om een vlot verloop zonder al te veel opvolging van de HR-afdeling te garanderen. En al dit kan zelfs zonder dat er extra stappen via eID of itsme moeten gebeuren.
Uiterst gebruiksvriendelijk dus.
Typisch voor HR-administratie is het aanwervingsproces waarbij heel wat documenten, zoals het arbeidscontract, dienen ondertekend te worden. Zeker in tijden van 1.5m afstand, strekt een digitale manier zeker tot de aanbeveling.
Doccle ontwikkelde daarom een eenvoudige functionaliteit waarbij het te ondertekenen document via Doccle bezorgd wordt aan de ondertekenaar die het dan vervolgens eenvoudig én rechtsgeldig kan ondertekenen. Het ondertekende document blijft bewaard in het Doccle-account en de werkgever krijgt een notificatie van de ondertekening.
Natuurlijk is het basisbeginsel van Doccle, namelijk het verzenden van (loon)documenten en veilig digitaal archiveren, uitermate interessant voor de HR-administratie.
Door de documenten via Doccle aan te bieden en vervolgens automatisch te archiveren, wordt de verantwoordelijkheid voor het bewaren van loonbrieven meteen een stuk eenvoudiger. De werknemer heeft te allen tijde toegang tot zijn documenten ook al verlaat hij de werkgever.
Zo wordt er heel wat tijd bespaard in de HR-afdeling.
Voor vele bedrijven is het snel en accuraat informeren van de werknemers een moeilijke taak. De Belgische startup Spencer heeft hiervoor een oplossing bedacht.
Met de applicatie SPENCER kan er heel snel en gericht informatie gedeeld worden binnen de organisatie.
Door de samenwerking tussen Doccle en Spencer kunnen de loondocumenten van werknemers via de plug-in van Doccle beschikbaar gemaakt worden aan het personeel.
