Al jouw administratie centraal op één veilige locatie. Dat kan perfect met doccle.
Alles in doccle, dat kan!
Vandaag krijg je via verschillende manieren documenten voor je administratie. Zo krijg je soms facturen via email of contracten op papier via de post. Sommige bedrijven werken samen met doccle en sturen je documenten via dit digitale platform.
Het zou veel handiger zijn om alle documenten in één centraal archief te kunnen bewaren, waar je altijd en van overal aan kan.
Met doccle kan dat perfect. Hieronder leggen we je uit hoe.
Doccle heeft bovendien super handige functies om je factuur te betalen en je documenten te organiseren om ze achteraf snel terug te vinden.
Documenten van organisaties die doccle gebruiken.
De meeste grote bedrijven gebruiken vandaag doccle om documenten rechtstreeks in uw persoonlijke administratie te stoppen. Om dit op te zetten :
- Maak je gratis persoonlijke doccle-account.
- Leg je éénmalig de verbinding met bedrijven die doccle reeds gebruiken via persoonlijke codes.
- Je ontvangt een mail of notificatie in je doccle-app als er een nieuw document voor je klaar staat.
Documenten die je via email krijgt.
Je kan documenten die je via email krijgt heel eenvoudig in doccle plaatsen vanop je smartphone.
Bij het opslaan in doccle kan je hier ook meteen een eigen “label” aan toevoegen om dit later eenvoudig terug te vinden. Je kan dit label zelf kiezen, bijvoorbeeld “lidgeld sportclub” of “Boekhouder”. De volgende stappen moet je doorlopen :
- Installeer de doccle-app op je smartphone
- Open de pdf vanuit je emailapp
- Deel het document via je smartphone functies (zoals je zaken deelt met whatsapp bijvoorbeeld) en kies voor delen met doccle.
- Kies eventueel een eigen naam voor het document en voeg het gewenste label toe.
Via je computer kan je de documenten simpelweg opslaan en vervolgens toevoegen via de functie ‘Opladen’ die je vindt in je doccle-account door te klikken op je gebruikersnaam en vervolgens ‘Upload documenten’ te kiezen.
Documenten die je op papier krijgt.
Je kan documenten inscannen en opladen in doccle. Je kan dit ook doen door een gratis scanning app te gebruiken die toelaat om meerdere pagina’s te scannen. Een goede app hiervoor is bijvoorbeeld “Smartdoc scanner”.
De werkwijze is als volgt :
- Scan het document van 1 of meerdere pagina’s met je gratis scanning app.
- Kies in je scanning app voor het delen van het document en kies daar voor delen met doccle
- Kies eventueel een eigen naam voor het document en voeg het gewenste label toe
En dan aan de slag!
Eens al je documenten in je centraal doccle-archief zitten, kan je ze vervolgens afhandelen (betalen of ondertekenen) en dan netjes archiveren.
Om je administratie goed te beheren helpt doccle je nog een beetje. Voor elke factuur krijg je 5 dagen voor vervaldatum een bericht zodat je ze tijdig kan betalen. Ook de betaling zelf kan je eenvoudig vanuit doccle doen.
Ook een papieren factuur kan je, voordat je ze oplaadt in doccle, scannen met de Scan & Pay functie en ze dan makkelijk digitaal betalen.
Je kan ook je documenten via een paar muisklikken delen met anderen. Dit kan handig zijn als je samenwerkt met een boekhouder of als je je loonbrief moet delen voor bijvoorbeeld het afsluiten van een lening.
1) Ga naar je archief in doccle en vink de documenten die je wil delen aan door op het vierkantje voor het document te klikken.
2) Er opent zich een venster ‘Mijn verzameling’ waarin de geselecteerde documenten zichtbaar zijn.
3) Klik vervolgens op ‘delen’ en vul het emailadres in van diegene met wie je wil delen.
4) De geadresseerde krijgt dan de geselecteerde documenten veilig per mail toe.
Heb je al een account? Meld je hier aan.
