Digitaliseer je HR-administratie volledig met Doccle
De ambitie van Doccle om administratie eenvoudiger en makkelijker te maken, nemen we zeer ter harte. Helaas valt de HR-sector vaak uit de boot als het aankomt op digitalisering. De schaarse IT-capaciteit wordt liever ingezet voor core-functionaliteiten dan voor pakweg distributie van loondocumenten of onboardingsprocessen bij aanwerving.
Doccle biedt hier wel een oplossing. De basis administratieve functies zoals documentdistributie, ondertekenen en data uitwisselen kan volledig digitaal én wettelijk verlopen door integratie van deze functionaliteiten in bestaande processen. En dit met een minimum aan IT-impact en kosten.
Distributie van loondocumenten
De aanpak van Doccle voor het verzenden van (loon)documenten en veilig digitaal archiveren, is uitermate geschikt voor HR-administratie. Het verzenden van loondocumenten via Doccle voldoet aan alle wettelijke aspecten. Door de documenten via Doccle aan te bieden en vervolgens automatisch te archiveren, blijven de documenten beschikbaar voor de werknemer buiten de context van de werkgever.
Gezien Doccle documenten bewaart zolang de ontvanger dit wil, is ook voldaan aan de verplichting over de bewaartermijn. De werknemer heeft ten alle tijden toegang tot zijn documenten ook al verlaat hij de werkgever. Voor het HR-departement betekent verzenden via Doccle ook significante tijdswinst voor zowel de verzending zelf als de opvolging ervan.
Digitaal aangetekend verzenden
Naast het eenvoudig en veilig distribueren van documenten, kunnen documenten voortaan ook aangetekend verzonden worden via Doccle. Dit kan op een heel eenvoudige manier, is even rechtsgeldig als de gekende ‘papieren’ aangetekende verzending maar is vooral significant goedkoper en sneller. Gedaan dus met het gedoe met enveloppes, documenten afdrukken en naar de post brengen.
Maar ook voor de ontvangers is digitaal aangetekend verzenden veel handiger. Ze hoeven er zelfs niet voor thuis te zijn. Ze nemen de documenten in ontvangst waar en wanneer ze maar willen dankzij identificatie met itsme of e-ID.
Elektronisch ondertekenen
Typisch voor HR-administratie is het aanwervingsproces waarbij heel wat documenten, zoals het arbeidscontract, dienen ondertekend te worden.
Doccle ontwikkelde daarom een eenvoudige functionaliteit waarbij het te ondertekenen document via Doccle bezorgd wordt aan de ondertekenaar die het dan vervolgens eenvoudig én rechtsgeldig kan ondertekenen. Het ondertekende document blijft bewaard in het Doccle-account van de ontvanger en de werkgever krijgt een notificatie van de ondertekening.
Bovendien biedt Doccle zowel de volwaardige handtekening aan als een simpele ‘gelezen en goedgekeurd’. Zo kan elk type document op de correcte manier behandeld worden.Elektronisch ondertekenen is zo veel sneller en goedkoper dan op de klassieke papieren manier.
E-facturatie via Peppol
Als HR-departement ontvang of verstuur je ook facturen naar andere bedrijven of naar de overheid. Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht en moeten B2B facturen via de Europese standaard Peppol verstuurd worden. Deze functionaliteit is ook voorzien in het Doccle-platform; je hoeft dus geen andere applicatie te integreren om aan deze nieuwe verplichting van e-facturatie te kunnen voldoen.
Data delen
In heel wat HR-processen, denk al maar aan de onboarding van een nieuwe werknemer, moeten er heel wat persoonlijke data uitgewisseld worden. Vaak is dat een heel gedoe voor zowel de werknemer als de werkgever. Dankzij de datasharing functionaliteit van Doccle kan dit voortaan veel veiliger en sneller verlopen.
Doccle doet hierbij dienst als een doorgeefluik van (gevalideerde) data, en dit met consent van de werknemer. Als bedrijf verlopen deze processen dus sneller en correcter. En bovendien volledig volgens de Europese regelgeving.
Wettelijk en gemakkelijk
Doccle ontwikkelt alle functionaliteiten in lijn met de Europese en Belgische regelgeving, zoals GDPR, ESG en DGA. Zo moet er geen voorafgaandelijk expliciet akkoord gevraagd worden aan werknemers voor digitale loonbrieven omdat de procedure ontwikkeld is volgens de wetgeving.
Daarnaast is een tweede belangrijke factor het gebruiksgemak voor zowel werkgever als werknemer. De integratie van Doccle in de bestaande bedrijfsprocessen is zeer beperkt en bovendien is er een uitgebreid pakket aan ondersteuning voorzien bij de opstart.
