In België ontvangt 1 op de 5 Belgen nog een papieren loonbrief
Uit een recent onderzoek* blijkt dat 1 op de 5 Belgen hun loonbrief nog op papier krijgt, met aanzienlijke verschillen tussen Vlaanderen en Wallonië. In Wallonië ontvangt zelfs 1 op de 3 werknemers zijn loonbrief nog op papier.
Als we kijken naar digitale loondistributie, zien we dat 63% hun loonbrief via een platform ontvangt. Het Doccle-platform is het grootste en vertegenwoordigt 20% van deze groep. Dubbel zoveel Vlamingen als Walen ontvangen hun loonbrief via het beveiligde Doccle-platform.
Ondanks het relatief onveilige e-mailkanaal ontvangt toch nog 28% hun loonbrief via deze weg.
*Omnibus, Profacts, Juli 2024, representatieve steekproef bij 1000 Belgen
Is een digitale loonfiche wel wettelijk?
De wet schrijft voor dat de werknemer een loonfiche moet krijgen waarop de berekening van het loon duidelijk gemaakt wordt. Die loonfiche mag digitaal verzonden worden, op voorwaarde dat die beschikbaar is voor de werknemer buiten de context van de werkgever en dat tot 5 jaar na uitdiensttreding. En op voorwaarde dat die digitale loonfiche bewaard wordt door een wettelijke archiveringsdienst.
Die voorwaarden impliceren dus dat het eenvoudig mailen van een loonfiche naar het personeel niet wettelijk is, naast het feit dat een e-mail niet veilig genoeg is.
Loonbrieven versturen via Doccle daarentegen voldoet wel aan die voorwaarden. Vandaar dat een samenwerking met Doccle tot de aanbeveling strekt.
“Wij zijn uitermate trots dat wij als pioniers in digitalisatie zoveel bedrijven kunnen helpen om op een eenvoudige manier administratie te digitaliseren. Alle sectoren zijn vertegenwoordigd op Doccle, waarbij de sector van sociale secretariaten zeker bij de topposities zit. Met meer dan 75% van de sociale secretariaten in onze portefeuille kunnen we het grootste deel van de actieve Belgische bevolking bewegen om te digitaliseren. Zo streven wij onze ambitie na om 80% van de Belgen op de digitale snelweg te krijgen. Dit doen we door dagelijks te sleutelen om ons platform eenvoudiger en handiger te maken voor zowel onze partners als onze gebruikers.”
Waarom een digitale loonadministratie?
De loonfiches zijn sneller beschikbaar voor het personeel. Met 1 druk op een knop verstuur je het document en de personeelsleden hebben vrijwel ogenblikkelijk hun loonfiche beschikbaar.
De loonfiches worden automatisch bewaard in Doccle, voor zolang het personeelslid dat wil. Dus ook nadat ze het bedrijf verlaten hebben. Heeft het personeelslid zijn loonfiche verloren of nodig om bijvoorbeeld een lening aan te gaan? Dan zoekt hij die eenvoudig op in het onafhankelijke Doccle-portaal. Geen vragen meer aan de personeelsdienst om een duplicaat te bezorgen! Het personeelslid heeft ze zelf in bewaring en kan er te allen tijde aan.
Met digitale loonbrieven wordt je personeelsadministratie een stuk efficiënter, zodat je onrechtstreeks geld bespaart. En dat bovenop het budget dat je uitspaart aan papier, drukwerk, enveloppes, postzegels…
Daarnaast staat het goed als je als bedrijf kan zeggen dat je de loonbrieven digitaal verstuurt. Het zal zeker je imago versterken als bedrijf dat mee is met z’n tijd. Ook niet onbelangrijk!
What’s in it voor je werknemers?
Zij hebben hun loonfiches sneller en altijd bij de hand. Ook als ze van werkgever veranderen, blijven de loonfiches bewaard in hun Doccle-account.
Op Doccle kunnen ze bovendien hun administratie van vele andere bedrijven samen behandelen. Zo besparen ze heel wat tijd. Doccle is een veilig en gratis platform dat zijn gebruikers ook helpt in de strijd tegen phishing. Fraudeurs kunnen immers geen valse facturen in Doccle zetten. Dus als je een factuur ontvangt waarvan je twijfelt, check dan even je Doccle-account. Zit de factuur daar ook, dan is het (helaas 😉) een echte factuur.
Doccle als dé perfecte partner voor de distributie van je loonadministratie
Doccle combineert de distributie van loonbrieven met het archiveren ervan, en voldoet daarmee direct aan de wetgeving inzake digitale loonbrieven. Werknemers behouden te allen tijde toegang tot hun loonbrieven, onafhankelijk van het bedrijf, ook nadat ze het bedrijf hebben verlaten.
Het overgrote merendeel van de sociale secretariaten biedt Doccle aan om loonfiches te verzenden. Vaak is het voldoende om je dossierbeheerder te informeren dat je wilt overstappen naar digitale loondistributie.
Worden de loondocumenten door het bedrijf zelf verstuurd, dan kan Doccle eenvoudig geïntegreerd worden in bestaande processen. Dankzij een API kan dit met een minimum aan IT-impact. Doccle ondersteunt zijn partners met een uitgebreid onboardingspakket om een maximale conversie te garanderen. We zien dat bedrijven die naar Doccle overstappen, zonder veel moeite 80% van hun werknemers converteren naar Doccle.
En ook voor de volledige digitalisering van de HR-administratie
De ambitie van het Belgische platform Doccle is om bedrijven te helpen digitaliseren. Het Doccle-platform biedt dan ook alle functionaliteiten aan die nodig zijn om de (loon)administratie te vereenvoudigen en digitaliseren.
Naast het veilig verzenden van loondocumenten, kunnen bedrijven via Doccle
- een document wettelijk laten ondertekenen (bijvoorbeeld contracten, prestatiebladen, rij- en rusttijden…)
- een document versturen voor een lichtgewicht handtekening ‘gelezen en goedgekeurd’
- een digitale, aangetekende zending versturen.
Al deze functionaliteiten kunnen op een zeer eenvoudige manier geïntegreerd worden in de bestaande processen.
