Numérisez entièrement votre administration RH avec Doccle
Nous prenons très à cœur l’ambition de Doccle de rendre l’administration plus simple et plus facile. Malheureusement, le secteur des RH est souvent laissé de côté lorsqu’il s’agit de numérisation. La capacité informatique limitée est préférablement utilisée pour les fonctionnalités de base plutôt que, par exemple, pour la distribution des documents salariaux ou les processus d’intégration lors du recrutement.
Doccle propose toutefois une solution. Les fonctions administratives de base telles que la distribution de documents, la signature et l’échange de données peuvent être effectuées de manière entièrement numérique et légale en intégrant ces fonctionnalités dans les processus existants. Et ce avec un minimum d’impact informatique et de frais.
Distribution des documents salariaux
L’approche de Doccle en matière d’envoi de documents (salariaux) et d’archivage numérique sécurisé est parfaitement adaptée à l’administration des ressources humaines. L’envoi de documents salariaux via Doccle est conforme à tous les aspects juridiques. En proposant les documents via Doccle puis en les archivant automatiquement, les documents restent disponibles pour le salarié en dehors du contexte de l’employeur.
Étant donné que Doccle conserve les documents aussi longtemps que le destinataire le souhaite, l’obligation concernant la période de conservation a également été respectée. Le salarié a accès à ses documents en tout temps, même s’il quitte l’employeur. Pour le service RH, l’envoi via Doccle signifie également un gain de temps important tant pour l’envoi lui-même que pour le suivi.
Courrier recommandé numérique
En plus de la distribution simple et sécurisée des documents, les documents peuvent désormais être envoyés par courrier recommandé via Doccle. Cela peut être fait de manière très simple, est tout aussi valable légalement que l’envoi recommandé « papier » bien connu, mais surtout c’est nettement moins cher et plus rapide. Plus besoin de s’embêter avec les enveloppes, d’imprimer des documents et de les apporter à la poste.
Mais l’expédition recommandée numérique est également beaucoup plus pratique pour les destinataires. Ils n’ont même pas besoin d’être à la maison pour cela. Ils reçoivent les documents où et quand ils le souhaitent, grâce à l’identification avec itsme ou e-ID.
Signer électroniquement
Le processus de recrutement typique de l’administration des RH est celui dans lequel de nombreux documents, tels que le contrat de travail, doivent être signés.
Doccle a donc développé une fonctionnalité simple dans laquelle le document à signer est remis via Doccle au signataire, qui peut ensuite le signer facilement et légalement. Le document signé sera stocké dans le compte Doccle du destinataire et l’employeur recevra une notification de la signature.
De plus, Doccle propose à la fois la signature complète et un simple « lu et approuvé ». De cette façon, tout type de document peut être traité correctement. La signature électronique est tellement plus rapide et moins chère que la méthode papier classique.
Facturation électronique via Peppol
En tant que service RH, vous recevez ou envoyez également des factures à d’autres entreprises ou au gouvernement. À partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire et les factures B2B devront être envoyées via la norme européenne Peppol.
Cette fonctionnalité est également prévue dans la plateforme Doccle ; Vous n’avez pas besoin d’intégrer une autre application pour vous conformer à cette nouvelle obligation de facturation électronique.
Partage des données
Dans de nombreux processus RH, comme l’intégration d’un nouvel employé, de nombreuses données personnelles doivent être échangées. C’est souvent assez compliqué pour l’employé et l’employeur. Grâce à la fonctionnalité de partage de données de Doccle, cela peut désormais être fait de manière beaucoup plus sûre et plus rapide.
Doccle sert de canal pour les données (validées), avec le consentement de l’employé. En tant qu’entreprise, ces processus sont donc plus rapides et plus corrects. Et de plus, en totale conformité avec la réglementation européenne.
Légal et facile
Doccle développe toutes les fonctionnalités conformément aux réglementations européennes et belges, telles que GDPR, ESG et DGA. Par exemple, il n’est pas nécessaire de demander le consentement préalable explicite des employés pour les bulletins de paie numériques car la procédure a été élaborée conformément à la législation.
En outre, un deuxième facteur important est la facilité d’utilisation pour l’employeur et l’employé. L’intégration de Doccle dans les processus commerciaux existants est très limitée et un ensemble complet de soutien est fourni au démarrage.
