Onze verwerkingen

Soorten verzamelde gegevens

Wij verzamelen gegevens op verschillende manieren.

Gegevens die jij aan ons aanlevert

• Bij het aanmaken van een Doccle-profiel, lever je ons al enkele gegevens. Het gaat onder meer over je naam en je e-mailadres. Deze gegevens worden nooit gedeeld met derden.
• Door het gebruiken van onze functies zoals het uitvoeren van betalingen of aanvragen van een domiciliëring, deel je bepaalde gegevens zoals je debetkaartnummer of SEPA-gegevens met Doccle. Deze gegevens worden enkel uitgewisseld met leveranciers indien ze noodzakelijk zijn voor de diensten die je via Doccle gebruikt.

Gegevens die bedrijven en organisaties aan ons leveren en die voor jou bestemd zijn

• In dit geval zijn wij de gegevensverwerker en handelen we uitsluitend in opdracht van deze organisaties/bedrijven. De verwerking is uiteraard in overeenstemming met andere wetgeving die de organisatie in kwestie moet respecteren. Zo heb je de garantie dat je gegevens via Doccle op dezelfde manier beschermd worden als wanneer de organisatie rechtstreeks diensten zou aanleveren.
• De gegevens die wij krijgen van de ene organisatie zijn niet raadpleegbaar door andere organisaties.

Gegevens die we ontvangen op basis van je gebruik van onze services

• We kunnen gegevens verzamelen over de manier waarop je Doccle gebruikt, zoals wanneer je klikt op knoppen, links en andere delen van ons platform. De concrete diensten worden opgesomd in artikel 2 van de Algemene Voorwaarden.
• In dit geval treden we zelf op als gegevensbeheerder. Door een ‘account’ te maken heb je je akkoord verklaard met deze verwerkingen.

Gegevens over het systeem waarop je Doccle gebruikt.

• Doccle verzamelt deze gegevens om de goede werking te verzekeren op ieder medium.
• We kunnen apparaat-specifieke gegevens verzamelen, zoals het hardwaremodel, de versie van het besturingssysteem

Het gebruik van de verzamelde gegevens

We gebruiken de gegevens die we verzamelen om je eenvoudige en relevante diensten rond digitale documenten te leveren, te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren. Daarnaast gebruiken we de gegevens om alle Docclers optimaal te kunnen beschermen.

Om jouw digitaal archief te organiseren zullen we een aantal verwerkingen uitvoeren.

• In de eerste plaats bewaren we jouw documenten in een veilig en persoonlijk digitaal archief. Alle documenten die jou werden toegestuurd door uiteenlopende organisaties en de documenten die je zelf op het platform plaatste zijn raadpleegbaar in het archief.
• Bij documenten die je zelf op het platform hebt geüpload worden enkele bijkomende parameters bijgehouden: heb je het document gearchiveerd, betaald of elektronisch getekend. We houden ook de koppeling bij met de specifieke organisaties waarmee je verbonden bent (de verbindingen). Deze verbindingen kan je zelf beheren op het platform, via de pagina ‘Verbindingen’. Hiervoor worden sleutels gebruikt. Deze worden bepaald door de organisatie die jou documenten opstuurt, aangezien dit gaat om een persoonlijke sleutel van jouw digitale kluis. Mogelijke sleutels naargelang de organisatie zijn: klantnummer, contractnummer, rijksregisternummer en patiëntennummer of een andere unieke identificatie.
• Daarnaast houden we je login gegevens  (een gebruikersnaam, een e-mailadres en een wachtwoord) bij als unieke veilige sleutel tot ons platform. Deze gegevens kan je zelf aanvullen of aanpassen in je profiel op Doccle. Concreet gaat het nog over bijkomende informatie: naam, voornaam, straat, postcode, gemeente, telefoonnummer, gsm nummer, bedrijfsnaam en ondernemingsnummer.
• Doccle gebruikt jouw e-mailadres om je op de hoogte houden wanneer er nieuwe informatie beschikbaar is in jouw Doccle-archief. Dit is een standaard functie van Doccle. Daarnaast houden we je ook graag op de hoogte van alle nieuwigheden op ons platform. Wens je deze informatie toch niet te ontvangen dan kan je altijd uitschrijven op deze communicatie via de ‘Uitschrijf link’ onderaan deze e-mails.
• Om een optimale werking van Doccle en jouw administratie te garanderen kan Doccle jou verschillende organisaties voorstellen op basis van de gegevens die over jou beschikbaar zijn. Wens je dit niet dan kan je deze functie steeds deactiveren via jouw profiel.
• Heb je gekozen voor een nog veiligere inlogmethode zoals eID of itsme, dan koppelden we jouw sleutel aan jouw account. Deze koppeling kan je steeds raadplegen of verwijderen  op het platform, onder je instellingen.
• Heb je via Doccle een SEPA mandaat afgesloten, dan worden de gegevens van dit mandaat (partner, rekeningnummer, startdatum en eventueel het getekende document) bewaard. De mandaten kan je steeds raadplegen of verwijderen op het platform, onder domiciliëringen.
• Heb je een verbinding met een partner gedeeld via onze ‘Delen’-functie dan bewaren we het email adres van de persoon waarmee je de verbinding gedeeld hebt.
• Heb je een verbinding gemaakt met eBox, dan bewaren we jouw sleutel naar eBox.
• Heb je gebruik gemaakt van de Scan & Pay-functionaliteit op onze app, dan registreerden we je e-mailadres om de betaling te verwerken.
• Heb je een betaling uitgevoerd via Doccle, dan bewaren we de betaalstatus en het rekeningnummer waarmee werd betaald.
• Heb je categorieën gebruikt om jouw digitaal archief netjes te organiseren dan bewaren we de categorieën op het platform. Zo kan je makkelijker nieuwe documenten organiseren.
• Wanneer je contact opneemt met Doccle, kunnen we je berichten bijhouden om een oplossing voor het onderliggende probleem makkelijker en sneller uit te werken. We kunnen je e-mailadres gebruiken om je te informeren over onze diensten, bijvoorbeeld om je op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen. De chatfunctie van Doccle registreert ook je IP adres, maar dit Ip adres wordt enkel voor deze verwerking gebruikt.

Wil je weten hoe je je rechten en vrijheden kan uitoefenen voor deze gegevens? Hier vind je alle informatie.

De verwerkers van gegevens

Om ons platform technisch te beheren en je de beste functies te kunnen aanbieden werken we samen met een aantal leveranciers, ook wel sub-verwerkers genoemd. Deze leveranciers werden op betrouwbaarheid, veiligheid en hun conformiteit met de nieuwe wet op de gegevensbescherming getest. Tevens werden met deze sub-verwerkers ‘Data beschermings’ overeenkomsten gesloten.