FAQ Peppol

Sommige boekhoudpakketten kunnen slechts één formaat of bijlage ontvangen. Daarom kan je zelf kiezen welke formaten doorgestuurd worden:

• zowel PDF als XML (UBL)
• enkel XML (UBL)
• enkel PDF

Je stelt dit in via je bedrijfsdashboard onder ‘Boekhouding’. Klik op het kaartje en gebruik het icoontje met de drie puntjes om de koppeling te bewerken.

Je bent als zelfstandige niet verplicht om samen te werken met een boekhouder. Maar het voeren van een correcte boekhouding is wel wettelijk verplicht. Ook na 2026 ben je niet verplicht om met een accountant samen te werken. Registratie op Peppol is wel verplicht voor het verzenden van bedrijfsfacturen.

Doccle kan je hiermee helpen en verzamelt al je inkomende facturen op een veilige plaats. Ook verzenden van facturen kan binnenkort via Doccle waarbij je je manier van facturen opmaken kan behouden (ook al is dit via Excel of Word bijvoorbeeld).

Doccle kan automatisch facturen bezorgen aan de boekhouding, mits een e-mailadres beschikbaar is om de facturen te ontvangen.

Volledig compatibel met:
Octopus, Dexxter, Silvasoft, Wings, Winbooks, AFAS, Accountable, Sage Cloud Demat, Billit, Billtobox, Okioki, Clearfacts, Lucy.

Ook mogelijk voor pakketten met folders of platformen:
Yuki & Exact Online.

Worden facturen via Peppol automatisch doorgestuurd naar de accountant? Er zijn een aantal opties hoe Peppol-facturen naar de accountant kunnen doorgestuurd worden:

• Automatisch doorsturen: facturen worden rechtstreeks doorgestuurd naar het boekhoudpakket of e-mailadres.
• Manueel doorsturen: log in op je account en download facturen wanneer jij dat wil.
• Integratie met Codabox/Voila: alle documenten komen automatisch in het boekhoudsysteem terecht zonder extra actie.

Handig is om je administratie te centraliseren in Doccle. Dankzij de Peppol-integratie in Doccle kan je al je inkomende én uitgaande facturen overzichtelijk en veilig bewaren in je Doccle-account. Ook betaalbewijzen of kassatickets kan je opladen in je Doccle-account. Je btw-aangifte regelen is dan een fluitje van een cent gezien alles op één plek samenzit en je dus niet meer moet zoeken.

Je kan je bedrijf maar één keer registreren om facturen te ontvangen via Peppol. Als jouw bedrijf reeds via je pre-boekhoudpakket geregistreerd is, kan dit niet meer via Doccle. Wil je toch liever je facturen via Doccle gratis ontvangen, dan kan je je registratie in je pre-boekhoudpakket annuleren en een nieuwe registratie doen in Doccle.   

Dit is niet absoluut noodzakelijk, maar mag uiteraard altijd.

Doccle is jouw verzamelplaats om alle relevante documenten te bewaren en automatisch door te sturen. Door je bedrijf te registeren op Peppol via Doccle, komen al je inkomende facturen automatisch in je Doccle-account terecht. Je kan met de functie ‘Delen met de boekhouder’ deze facturen automatisch versturen naar je boekhouder of boekhoudpakket. Meer info over ‘delen met je boekhouder’ vind je via onderstaande link.

Vanaf nu kan je er via de Doccle-app voor zorgen dat jouw accountant of diens boekhoudpakket, systematisch de nodige documenten ontvangt zonder dat je deze zelf moet bezorgen.

Dit kan voorlopig niet automatisch. Wat je wel kan doen: een categorie toekennen aan de factuur zodra die betaald is. Hoe je dat doet, lees je hier.

Via ‘Verfijnd zoeken’ in het archief kan je dan alle documenten met die categorie terugvinden.

Voorlopig vind je aankoopfacturen nog niet in je bedrijfsdashboard.

Je kan ze wel terugvinden via het menu ‘Archief’. Klik op ‘Verfijnd zoeken’ en selecteer de Peppol-verbinding ‘Aankoopfacturen’.
Je krijgt dan een overzicht van alle aankoopfacturen.

In je bedrijfsdashboard vind je al je verstuurde facturen per bedrijf terug. Per factuur kan je de status raadplegen (op voorwaarde dat de ontvangende toepassing deze info terugkoppelt).

Door op een factuur te klikken zie je:

• alle geëxtraheerde datavelden
• de bijhorende PDF

Facturen worden geordend op basis van de factuurdatum of uitgiftedatum. Dat is praktischer dan de verzenddatum, omdat de factuurdatum bepalend is voor je btw-aangifte.

Mijn bedrijf is gekend onder een handelsnaam en niet onder de wettelijke naam volgens de KBO. Je kan je commerciële handelsnaam toevoegen via de knop ‘Beheer’ in je bedrijfsdashboard.

Die naam wordt gebruikt in communicatie (zoals notificaties en bij het delen met je boekhouder). Op de Peppol-factuur blijft je wettelijke bedrijfsnaam staan, zoals wettelijk verplicht.

Ja, dat kan. Je kan zonder probleem een extra bedrijf (of bedrijven) toevoegen onder een account. Uiteraard dien je wel eigenaar te zijn van dit bedrijf.

Hieraan is dus ook geen extra kost verbonden. Activeer je DocclePro, dan dien je dit dus maar 1 keer te doen en is dit van toepassing voor elk bedrijf binnen je account.

Als je het geen probleem vindt dat je privé en zakelijke documenten gemengd zijn, kan je Peppol gerust activeren in je bestaande account. Anders kan je best een apart account aanmaken.

Omdat de Peppol-registratie via itsme dient te gebeuren, dien je die wel even te verplaatsen via “Beveiliging” onder je instellingen.

Of via deze procedure te werk gaan, als je wilt registreren zonder itsme.

Privé -en bedrijfsaccounts verschillen op zich niet van mekaar. Elk account bevat de mogelijkheid om bedrijfsgegevens zoals de bedrijfsnaam en het ondernemingsnummer in te voeren. Het is ook perfect mogelijk om zowel privé als zakelijke documenten te ontvangen en te beheren binnen één account. Als gebruiker beslis je zelf in welke account je een verbinding met een bedrijf activeert.

In ons helpcenter kan je meer informatie vinden.

Best vraag je dit zelf op bij de leverancier.

Hier is geen standaard procedure voor. Best informeer je zelf je klanten dat je je facturen voortaan via Peppol verstuurt.

Hiervoor is geen standaard procedure. Best neem je zelf contact op met je leverancier om te vragen je facturen via Peppol te ontvangen.

Best informeer je zelf je leveranciers dat je geregistreerd bent op Peppol. Bijvoorbeeld via mail of door hen even op te bellen.

Heeft je klant al een deel betaald? Dan kan je dit aangeven in het vak ‘Totalen’. Het bedrag wordt automatisch afgetrokken van het eindbedrag.

Ja, dat kan. Je kan per factuurregel het btw-percentage aanpassen. Je hebt keuze uit de gangbare btw-tarieven: 0%, 6%, 12% en 21%.

Wil je een bepaalde korting toekennen of een toeslag aanrekenen, dan kan dat via de sectie ‘Kortingen en toeslagen’ na het converteren van de factuur.

Dat kan via de sectie ‘Kortingen en toeslagen’ na het converteren van je factuur. Je stelt het bedrag en de omschrijving in. Het bedrag wordt automatisch verrekend in het vak ‘Totalen’.

Leeggoed dat zonder btw wordt aangerekend, kan je toevoegen als aparte factuurregel.

Na het converteren van je PDF-factuur in Doccle klik je op het potloodje bij ‘Factuurregels’ en kies je de juiste btw-categorie.

Na het converteren van je factuur klik je links op het potloodje bij het vak ‘Mededeling’. Vul hier je mededeling in.
Je kan aanvinken dat deze mededeling automatisch toegevoegd wordt aan alle volgende facturen.

Heb je meerdere bedrijven? Dan kan je per bedrijf een andere mededeling instellen.

Om een creditnota via Peppol te versturen, maak je deze aan in jouw facturatiesoftware, net zoals een e-factuur. Vermeld daarbij altijd de originele factuur, gebruik een negatief bedrag en geef de reden van de correctie aan.

Via Doccle kan je jouw creditnota maken zoals je altijd doet. Doccle zorgt voor de omzetting naar het juiste Peppol-formaat om te versturen.

Ja. Met DocclePro kun je bijlagen meesturen, maar die moeten samen met de factuur in één PDF-document gebundeld zijn.

Nee, dit is niet nodig. Peppol -facturen vereisen geen digitale handtekening.

Een verzonden Peppol-factuur kan niet worden aangepast. Wil je een fout rechtzetten, dan moet je eerst een creditnota sturen om de oorspronkelijke factuur te annuleren en daarna een nieuwe, correcte factuur verzenden.

Je kan een overzicht van alle nodige gegevens terugvinden via deze link. Wanneer je een factuur zal opladen, herkent Doccle automatisch de factuurgegevens en vult deze in de gestructureerde velden in.

Voorlopig is die er niet. Als je bedrijf veel facturen gaat uitsturen, raden we aan om dit via onze omnichannel oplossing te doen.

Contacteer ons Sales team voor meer informatie.

Om facturen via Peppol te kunnen versturen moeten deze opgemaakt zijn in het gestandaardiseerd UBL-formaat. Hierdoor kan e-facturatie geautomatiseerd verlopen van een softwarepakket naar een ander softwarepakket.

Vandaag maken we gewoonlijk onze facturen in Word, Excel of PDF, maar dat kan je niet versturen via Peppol. Om facturen via Peppol te kunnen versturen moeten deze opgemaakt zijn in het gestandaardiseerd UBL-formaat zodat ze door een computersysteem gelezen kan worden.

Met Doccle maak je gewoon je factuur op zoals je dat altijd al gedaan hebt in Word, Excel of met een softwarepakket. Je laadt dit vervolgens als PDF op in Doccle. Doccle zet het om in het UBL formaat en verstuurt het via Peppol. Doccle stuurt ook een pdf van de originele factuur mee. Opladen als ULB is nog niet mogelijk.

Facturen opgemaakt in andere programma’s, kunnen opgeladen worden als PDF. Je kan ze dus ook via Word of Excel maken, maar dient ze als PDF op te slaan. En daarna omgezet worden naar het verplichte UBL-formaat

Voorlopig is het nog niet mogelijk om rechtstreeks facturen op te maken in Doccle of zelfgeschreven facturen op te laden.

Bij Peppol kan je enkel via UBL-formaat versturen. Dit is de universele standaard voor e-facturen. Een bestaande factuur via een ander formaat (Word, pdf, Excel, …) kan je vanaf midden 2025 binnen Doccle omzetten naar UBL en via Peppol versturen. Je kan dus je huidige manier van opmaken van facturen behouden.

Je registratie op Peppol is gratis alsook het ontvangen van facturen. Om facturen te verzenden, wat mogelijk gemaakt wordt binnen enkele weken, zal er wel een kleine vergoeding gevraagd worden.

De standaardprijs om facturen te verzenden via Doccle bedraagt 4€ per maand, jaarlijks gefactureerd. Er is geen limiet op het aantal te versturen facturen.

Controleer eerst of je het juiste identificatienummer hebt gebruikt (btw-nummer, KBO-nummer, GLN of DUNS). Is dit correct, dan is je klant vermoedelijk nog niet geregistreerd op Peppol.

Via https://app.peppolchecker.be kan je nagaan welke bedrijven geregistreerd zijn en via welk Access Point.

Is je klant niet geregistreerd, dan kan het zijn dat dit bedrijf niet Peppol-plichtig is (bijvoorbeeld handelend onder artikel 44 van het btw-wetboek). Contacteer je klant om dit te verifiëren en de factuur correct te bezorgen.

Is je klant niet Peppol-plichtig? Dan kan je je facturen nog steeds via Doccle e-mailen. Zo blijven al je facturen netjes verzameld in je Doccle-account.

Is je klant wel Peppol-plichtig, dan doet hij er goed aan zijn bedrijf zo snel mogelijk te registreren om wettelijk in orde te zijn en boetes te vermijden. Je kan je klant verwijzen naar Doccle, waar registratie gratis is.

Het KBO voor open data toepassingen, waarvan Doccle gebruikt maakt voor de automatische registratie van bedrijven, krijgt 1 keer per maand een update. Dus maximaal een maand nadat een bedrijf is opgestart, gaat dit in het KBO beschikbaar zijn.

Bij het wisselen van provider blijven je bestaande facturen die je al hebt ontvangen of verstuurd gewoon bij je of in je boekhoudsoftware. Vraag je nieuwe provider om de overstap tijdig te coördineren, zodat er geen onderbreking is in de ontvangst van facturen.

Wil je overstappen, dan dien je je eerst te deregistreren bij je huidige provider. Daarna kan je je registreren via jouw nieuwe provider.

Hierbij dien je wel rekening te houden met het feit dat je voor het verzenden van e-facturen met meerdere providers kan werken. Voor het ontvangen ervan kan het wel slechts met 1 provider.

We stellen je alvast graag gerust: dit is normaal. Het systeem waarmee Peppol-documenten worden verstuurd, zal aan de verzender vragen om een ondernemingsnummer in te vullen voor het versturen. Het systeem zal vervolgens in de database op zoek gaan naar de Peppol-ID welke het ondernemingsnummer bevat.

Echter beschikken sommige verzenders mogelijk niet over het ondernemingsnummer van de bestemmeling en zoeken het bedrijf dan op in de Peppol-database op basis van het BTW-nummer. Dankzij deze twee registraties kunnen verzenders van facturen dus steeds gebruik maken van zowel het ondernemingsnummer als het BTW-nummer om een bedrijf te vinden in het gegevensbestand van Peppol.

Op dit moment nog niet. Je kan je bedrijf enkel registreren als je de officiële vertegenwoordiger bent (via itsme). We werken momenteel aan een oplossing om dit wel mogelijk te maken. Maar je kan al wel je Peppol verbinding delen met iemand anders, zodat die persoon ook de documenten zal ontvangen.

Als je facturen via Doccle verzendt, krijg je een melding als je klant niet op Peppol geregistreerd is. Je factuur wordt dan via e-mail verstuurd zodat je zeker bent dat de factuur wel degelijk goed terechtkomt.

Voor ontvangen kan je je slechts bij 1 provider registeren. Voor verzenden kan je meerdere registraties hebben.

In de Doccle-applicatie krijg je een melding als een klant nog niet geregistreerd is op Peppol.

Je kan voor ontvangst van facturen maar via 1 toepassing geregistreerd worden op het Peppol-netwerk. Als je al elders geregistreerd bent, neem je best contact op met deze toepassing om de registratie te annuleren.

Heb je nog geen Doccle-account? Maak er dan eerst een. Eens je een account hebt, kan je Peppol zelf toevoegen via het kaartje op de startpagina of via het menu ‘Verbindingen’. En volg dan de vervolgstappen.

Een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) heeft een eigen ondernemingsnummer en beheert de gemeenschappelijke delen van een gebouw, zoals het dak, de lift of de tuin. Toch is een VME niet automatisch btw-plichtig en dus ook niet automatisch Peppol-plichtig.

De verplichting om e-facturen via Peppol te ontvangen en te versturen geldt alleen voor btw-plichtige ondernemingen. Veel VME’s vallen echter onder de btw-vrijstelling van artikel 44 van het btw-wetboek, omdat ze geen commerciële activiteiten uitvoeren.

Wil je weten of jouw VME btw-plichtig is? Dan kan je dit nakijken via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), bij je accountant of syndicus.

Vanaf 1 januari 2026 ben je in meeste gevallen verplicht om Peppol te gebruiken voor het verzenden van B2B-facturen. Hieronder leggen we uit wie de verplichting treft, wat de uitzonderingen zijn en wat het voor jou betekent.

Vanaf die datum wordt het in België verplicht om B2B-facturen elektronisch te verzenden via een gestructureerd formaat, en dat moet gebeuren via het erkend netwerk Peppol.

Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Artikel 44 van het Belgische btw-wetboek bepaalt exact welke handelingen zijn vrijgesteld en voorziet die voor specifieke categorieën. Denk hierbij o.a. aan (para)medische diensten, onderwijs en sociale diensten.

Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld door art. 44 vallen niet onder de verplichting om e-facturen te verzenden en/of ontvangen.

De verplichting voor Peppol geldt voor België. Voor de specifieke regelgeving in andere landen dien je dit eerst te checken. Het is voorlopig nog niet mogelijk om ook buitenlandse facturen te verwerken binnen de huidige toepassing.

Al is er een duidelijke trend binnen de Europese Unie om elektronische facturatie te standaardiseren, met Peppol als een veelgebruikte oplossing.

Als bedrijf moet je sowieso registreren, want je moet je facturen ontvangen via Peppol. Daarnaast moet je facturen via Peppol versturen naar andere bedrijven en overheden.

Dit zal bij Doccle kunnen vanaf het voorjaar. Voor je particuliere klanten verandert er niets.

Facturen naar particulieren moeten niet via Peppol verstuurd worden. Maar als je BTW-plichtig bent, moet je je bedrijf registreren om je inkomende facturen te kunnen ontvangen.

Facturen ontvangen via Peppol is gratis in Doccle. Zo ben je in orde voor de wet zonder extra kosten.

De facturen voor particulieren moeten niet elektronisch verzonden worden. Deze mag je blijven sturen zoals je dat vandaag doet. Als BTW-plichtig bedrijf moet je wel facturen naar andere bedrijven elektronisch versturen via Peppol. Dus moet je je bedrijf registreren voor Peppol

Als je btw-plichtig bent, moet je elektronisch factureren. Je kan stellen dat als je een btw-aangifte moet doen, je ook elektronisch moet factureren.

Ben je geen Belgisch btw-plichtig bedrijf, dan moet je je niet registreren via Peppol. Het kan wel handig zijn om dit wel te doen, zodat je al je facturen op 1 plek kunt ontvangen. Met Doccle kan dit gratis.
Dit is niet hetzelfde als vrijgesteld zijn van btw. Want je blijft wel een btw-plichtige onderneming en bent enkel vrijgesteld voor de btw-plicht. De Peppol-verplichting geldt hiervoor dus wel.

Wat moet ik doen bij een verdachte factuur?

• Betaal niet als je twijfelt
• Neem contact op met de afzender
• Vraag indien nodig een creditnota
• Een e-factuur is een officiële factuur. Een correctie kan enkel via een creditnota.

Denk je dat het om fraude gaat? Meld dit via het meldpunt voor ondernemingen: https://meldpunt.belgie.be/meldpunt/.

In theorie wel. Dat kan gebeuren als een softwaretoepassing of Access Point onvoldoende veiligheidscontroles uitvoert bij registratie.

Omdat een bedrijf zich bij meerdere Access Points kan registreren om te verzenden, zou een fraudeur via een minder streng Access Point misbruik kunnen maken van een bedrijfsidentiteit. Daarom is correcte registratiecontrole zo belangrijk.

Ja, bij een fout in de omzetting naar XML kan een incorrecte e-factuur ontstaan. Dat is geen fraude, maar een technische vergissing. Een rechtzetting gebeurt via een creditnota.

Bedrijven worden geïdentificeerd via hun btw- of KBO-nummer. Geef je een verkeerd nummer op? Dan kan een factuur bij een ander bedrijf terechtkomen. Controleer daarom altijd of een factuur effectief voor jouw onderneming bedoeld is.

In je bedrijfsdashboard vind je de status van je factuur, op voorwaarde dat de toepassing van de ontvangende partij deze status terugkoppelt.

Je ontvangt daarnaast een e-mailnotificatie wanneer:

• een factuur niet kan worden afgeleverd
• je klant de factuur in vraag stelt of gedeeltelijk aanvaardt
• je klant de factuur aanvaardt en de betaling goedkeurt
• je klant de factuur weigert

Self-billing kan en mag ook via Peppol zolang:

• beide partijen vooraf hun akkoord hebben gegeven
• de leverancier of dienstverlener elke factuur formeel goedkeurt via een aanvaardingsprocedure

Een self-billing factuur wordt op dezelfde manier opgemaakt als een e-factuur, maar met extra vermelding dat de factuur door de klant werd opgesteld. Bij Doccle zijn we volop bezig om dit te voorzien.

Om facturen via Peppol te versturen, heb je een facturatietool nodig die het Peppol-formaat ondersteunt. Dit kan je bijvoorbeeld doen via Doccle.

Bij Peppol kan je enkel via UBL-formaat versturen. Dit is de universele standaard voor e-facturen. Een bestaande factuur via een ander formaat (Word, pdf, Excel, …) kan je opladen en Doccle zorgt voor het omzetten naar UBL en via Peppol versturen. Je kan dus je huidige manier van opmaken van facturen behouden.

Als je een factuur verzendt via Doccle, checkt Doccle op basis van het KBO-nummer of deze klant al geregistreerd is op Peppol. Indien niet dan krijg je een melding en wordt de factuur automatisch per email verstuurd naar deze klant.

Elektronische facturen worden in UBL-formaat verzonden. Dit is niet echt leesbaar voor je klant. Daarom verstuurt Doccle altijd een pdf-formaat van de factuur mee. Zo ben je zeker dat je klant de factuur ook zelf kan lezen.