FAQ Peppol

Als je niet BTW-plichtig bent, blijft registratie binnen Doccle wel handig. Je kan er namelijk al je inkomende facturen gratis in ontvangen en bewaren. An sich is Peppol uitsluitend bedoeld voor facturen met BTW die naar bedrijven worden verzonden.

Hierbij dien je te kijken of je BTW-plichtig bent. Sowieso blijft registreren verplicht om je inkomende facturen te ontvangen en bewaren. Dat kan dus via Doccle.

De verplichting voor Peppol geldt voor België. Voor de specifieke regelgeving in andere landen dien je dit eerst te checken. Al is er een duidelijke trend binnen de Europese Unie om elektronische facturatie te standaardiseren, met Peppol als een veelgebruikte oplossing.

Als bedrijf moet je sowieso registreren, want je moet je facturen ontvangen via Peppol. Daarnaast moet je facturen via Peppol versturen naar andere bedrijven en overheden.

Dit zal bij Doccle kunnen vanaf het voorjaar. Voor je particuliere klanten verandert er niets.

Facturen naar particulieren moeten niet via Peppol verstuurd worden. Maar je blijft verplicht om je bedrijf te registreren, bijvoorbeeld via Doccle waar dit gratis kan. Want al je inkomende facturen zullen wel via Peppol bij je toekomen.

Facturen voor particulieren moeten niet via Peppol verstuurd worden. Hier blijft de huidige werkwijze behouden.

Handig is om je administratie te centraliseren in Doccle. Dankzij de Peppol-integratie in Doccle kan je al je inkomende én uitgaande facturen overzichtelijk en veilig bewaren in je Doccle-account. Ook betaalbewijzen of kassatickets kan je opladen in je Doccle-account. Je BTW-aangifte regelen is dan een fluitje van een cent gezien alles op één plek samenzit en je dus niet meer moet zoeken.

Je kan je bedrijf maar één keer registreren om facturen te ontvangen via Peppol. Als jouw bedrijf reeds via je pre-boekhoudpakket geregistreerd is, kan dit niet meer via Doccle. Wil je toch liever je facturen via Doccle gratis ontvangen, dan kan je je registratie in je pre-boekhoudpakket annuleren en een nieuwe registratie doen in Doccle.   

De functie ‘Delen met de boekhouder’ in Doccle verstuurt automatisch de ontvangen facturen in het formaat waarin ze zijn toegekomen. De functie kan alle gangbare formaten doorsturen zoals pdf, word, excel en zelfs XML en UBL. Let wel op: de toegekomen facturen via Peppol worden nu niet als PDF, maar als XML doorgestuurd.

Doccle is jouw verzamelplaats om alle relevante documenten te bewaren en automatisch door te sturen. Door je bedrijf te registeren op Peppol via Doccle, komen al je inkomende facturen automatisch in je Doccle-account terecht. Je kan met de functie ‘Delen met de boekhouder’ deze facturen automatisch versturen naar je boekhouder of boekhoudpakket. Meer info over ‘delen met je boekhouder’ vind je via onderstaande link.

Elektronische facturen worden in UBL-formaat verzonden. Dit is niet echt leesbaar voor je klant. Daarom verstuurt Doccle altijd een pdf-formaat van de factuur mee. Zo ben je zeker dat je klant de factuur ook zelf kan lezen.

Om facturen via Peppol te kunnen versturen moeten deze opgemaakt zijn in het gestandaardiseerd UBL-formaat. Hierdoor kan e facturatie geautomatiseerd verlopen van ‘machine to machine, of van een softwarepakket naar een ander softwarepakket.

Vandaag maken we gewoonlijk onze facturen in word, excel of PDF, maar dat kan je niet versturen via Peppol. Om facturen via Peppol te kunnen versturen moeten deze opgemaakt zijn in het gestandaardiseerd UBL-formaat zodat hetdoor een computersysteem gelezen kan worden.

Met Doccle maak je gewoon je factuur op zoals je dat altijd al gedaan hebt in Word, Excel of met een softwarepakket. Je laadt dit op in Doccle. Doccle zet het om in het UBL formaat en verstuurt het via Peppol. Doccle stuurt ook een pdf van de originele factuur mee.

Voorlopig is het nog niet mogelijk om rechtstreeks facturen op te maken in Doccle. Enkel facturen opgemaakt in andere programma’s, zoals kantoortoepassingen word of excel, of zelfs facturen met pen en papier gemaakt, kunnen worden opgeladen en omgezet naar het verplichte UBL-formaat.

Je hebt maar 1 account nodig voor beide. Een apart account als zelfstandige is dus niet nodig. Je kan privé en zaak trouwens splitsen door te werken met categorieën.

Heb je nog geen Doccle-account? Maak er dan eerst een. Eens je een account hebt, kan je Peppol zelf toevoegen via het kaartje op de startpagina of via het menu ‘Verbindingen’. En volg dan de vervolgstappen.

Je kan voor ontvangst van facturen maar via 1 toepassing geregistreerd worden op het Peppol-netwerk. Als je al elders geregistreerd bent, neem je best contact op met deze toepassing om de registratie te annuleren.

Voor ontvangen kan je je slechts bij 1 provider registeren. Voor verzenden kan je meerdere registraties hebben.

Je registratie op Peppol is gratis alsook het ontvangen van facturen. Om facturen te verzenden, wat mogelijk gemaakt wordt binnen enkele weken, zal er wel een kleine vergoeding gevraagd worden.

Sowieso streven wij ernaar om de kosten voor e-facturatie zo laag mogelijk te houden.

Als je facturen via Doccle verzendt, krijg je een melding als je klant niet op Peppol geregistreerd is. Je factuur wordt dan via e-mail verstuurd zodat je zeker bent dat de factuur wel degelijk goed terechtkomt.

Als je een factuur verzendt via Doccle, checkt Doccle op basis van het KBO-nummer of deze klant al geregistreerd is op Peppol. Indien niet dan krijg je een melding en wordt de factuur automatisch per email verstuurd naar deze klant.

Dit is niet absoluut noodzakelijk, maar mag uiteraard altijd.

In de Doccle-applicatie krijg je een melding als een klant nog niet geregistreerd is op Peppol.

Best vraag je dit zelf op aan de leverancier.

Hier is geen standaard procedure voor. Best informeer je zelf je klanten dat je je facturen voortaan via Peppol verstuurt.

Hiervoor is geen standaard procedure. Best neem je zelf contact op met je leverancier om te vragen je facturen via Peppol te ontvangen.

Best informeer je zelf je leveranciers dat je geregistreerd bent op Peppol. Bijvoorbeeld via mail of door hen even op te bellen.