Doccle assisteert zelfstandigen voortaan nog meer met hun administratie

Doccle zet specifiek in op functionaliteiten die de administratie van (kleine) zelfstandigen digitaliseren op een eenvoudige en toegankelijke manier.

Als zelfstandige moet je vaak aan allerlei regelgevingen voldoen maar de kosten lopen erg hoog op of de complexiteit gaat vaak je petje te boven. Bij Doccle helpen we de zelfstandige ondernemers graag om hun administratie te vergemakkelijken zodat ze zich kunnen bezighouden met wat echt telt of wat ze echt graag doen.

Peppol via Doccle

1. Een aparte Doccle-account voor je zaak

Doccle is de ideale bewaarplaats voor documenten van je zaak of bedrijf. Je kan naast je privé Doccle-account een account maken voor je bedrijf. Zo blijven je documenten van je privé en zaak netjes gescheiden. Zijn er toch documenten die je graag in beide accounts kan bekijken en bewaren, dan kan dat ook via het delen van een verbinding tussen beide accounts.

Verbinding delen

2. Je administratie bij de hand dankzij de mobiele app

Doccle weet dat je als zelfstandige zelden achter je bureau of PC-scherm zit of wil zitten. Daarom ook dat we alle ontwikkelingen voor zelfstandigen eerst op onze mobiele app uitrollen. Met de app kan je dus net iets meer dan met de web versie van Doccle.

Download de app zodat je altijd en overal toegang hebt tot je documenten en je altijd de nieuwste functionaliteiten kan uittesten.

3. Facturen ontvangen via Peppol

Vanaf 2026 moeten B2B-facturen verzonden, en dus ook ontvangen worden via de internationale standaard Peppol. Peppol is een netwerk om facturen veilig en gestandaardiseerd te verzenden naar andere bedrijven. Dit zorgt ervoor dat facturatie veel veiliger, correcter en geautomatiseerd verloopt, waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken.

Je hoeft zelfs niet tot 2026 te wachten. Als zelfstandige kan je nu alvast je facturen die verzonden worden via het Peppol-netwerk, veilig ontvangen in je Doccle account. Je moet hiervoor dus geen IT-investering doen. Enkel het toevoegen van Peppol aan je (bestaande) Doccle account volstaat om nu al B2B- facturen te ontvangen, betalen en te bewaren in Doccle. In je Doccle-account bij het menu ‘Verbindingen’ vind je het voorstel om Peppol te activeren. Lees hier stap voor stap hoe je Peppol toevoegt aan je Doccle-account.

Binnenkort wordt ook het verzenden van facturen via Peppol mogelijk in je Doccle-account. We informeren je uiteraard zo snel als mogelijk hierover.

Peppol Doccle

4. Zelf documenten opladen

Niets zo handig als alles samen op 1 plek kunnen beheren en bewaren. Vandaag krijg je echter je facturen via verschillende kanalen, papier per post, e-mail, Doccle, Zoomit,… In afwachting van de verplichting van Peppol, waardoor al je B2B facturen via dit kanaal komen, kan je facturen zelf toevoegen aan je Doccle account. Hiervoor is er de ‘upload’ functie.

Een papieren document kan je eenvoudig scannen en zo toevoegen aan je Doccle account. Heb je een elektronische factuur via een ander kanaal ontvangen, bv via e-mail? Ook dat kan je zelf toevoegen aan je Doccle-account. Klik hiervoor op je profiel, rechtsboven en kies upload. Gebruik je de Doccle app klik dan op het plusteken onderaan. Zo kan je documenten allemaal samenbrengen op 1 superveilige plek, je Doccle-account.

5. Orde in de chaos van ticketjes en bonnetjes

Bewijsjes en kassaticketjes bijhouden is altijd een rommeltje. Al eens aan gedacht om deze ook via Doccle te bewaren?  Je kan heel eenvoudig de bonnetjes scannen met je Doccle-app. Zo blijven ze netjes verzameld en bewaard. Maak er een gewoonte van om je bonnetje meteen te scannen bij ontvangst. Zo hoef je niet al je tassen en zakken te doorzoeken op zoek naar verfrommelde ticketjes.

Documenten scannen doe je via het plusteken onderaan de app. Na het scannen wordt het bonnetje bewaard in je Doccle account.

6. Organiseer je documenten zoals je zelf wil

Wil je nog meer orde in je documenten of je eigen labels aan documenten toekennen om ze makkelijk terug te vinden. Dat kan. Doccle werkt niet met mapjes en folders om documenten te structureren maar met categorieën waaraan je documenten toekent.

Je zoekt dus op categorienaam en krijgt dan alle documenten te zien binnen die categorie. Een categorie toekennen aan een document doe je zo:

Open het document, in het tabje ‘Info’ vind je de categorieën die door Doccle zijn toegekend aan het document. Door op ‘bewerken’ te klikken kan je zelf je eigen categorie toevoegen. Bij een zelf ingescand document kan je bij het opslaan een categorie toevoegen.

Betaaloplossingen Doccle

7. Delen met je boekhouder

En dan is er de gevreesde kwartaalafsluiting. Ieder kwartaal is er weer de rush om al je facturen netjes bij je boekhouder te krijgen. Ook dat kan je automatiseren via Doccle door deze documenten te delen met je boekhouder of boekhoudpakket. Eenmalig stel je in dat de facturen van een bepaalde afzender naar de boekhouding moeten en Doccle doet dat automatisch voor jou.

Elke factuur wordt meteen doorgestuurd naar je boekhouder of boekhoudpakket en jij krijgt de melding dat het werd doorgestuurd. Ook je ingescande restauranttickets en kassabonnetjes kan je zo automatisch doorsturen naar je boekhouder.

Hoe activeren?

8. Organiseren en archiveren in Doccle

Doccle bewaart al je documenten zolang jij wil in je Doccle account. Een ontvangen document kan je meteen zelf archiveren of Doccle archiveert het automatisch voor jou. Zo gaat er gegarandeerd nooit iets verloren.

Je kan ook zelf labels toevoegen aan documenten zodat je ze eenvoudig kan terugvinden. Standaard krijgt elk document al het label van de verzender mee, de datum en het type document. Wil je zelf je eigen categorieën maken, zoals bijvoorbeeld belastingaangifte 2024, dan kan dat eenvoudig.