Hoe starten
Doccle beschikt over alle informatie en documenten die u nodig heeft om uw interne klanten, stakeholders, management en werknemers te informeren over uw digitale transformatie binnen uw HR departement.
Interne voorbereiding
In de voorbereiding op uw digitale HR transformatie, kunnen wij u documenten bezorgen om gesprekken met stakeholders te vereenvoudigen, u dient rekening te houden met volgende zaken:
- Toevoegen van nieuwe dienst aan het arbeidsreglement
- Stakeholders informeren
- Indien van toepassing, gesprek met de ondernemingsraad en vakbond
- Juridisch kader / legale documentatie:
Technische integratie
Om op te starten met Doccle, dient u zich als verzender te connecteren met ons platform. Dit kan op volgende manieren:
- Rechtstreekse connectie – zie technische informatie
- Via jouw sociaal secretariaat
- Via jouw IT partner
- Via het portaal – geen implementatie nodig
De onboarding journey
Eens de technische set-up afgerond is, is het tijd om uw HR-afdeling en uw werknemers te informeren.
Doccle voorziet de nodige materialen om u hierbij te ontzorgen.
Doccle biedt u
- de nodige support om uw communicatie naar de werknemers te vereenvoudigen
- ondersteunend materiaal voor de personeelsdienst
- verschillende opties voor uw werknemers om zich te verbinden met uw bedrijf
Communicatie-aanpak voor werknemers
Elke werknemer zal actie moeten ondernemen om zijn documenten te ontvangen.
Hiervoor dienen ze het bedrijf (sociaal secretariaat of werkgever) toe te voegen aan hun Doccle account.
De conversie naar digitale HR-documenten is het grootst wanneer u zelf als bedrijf uw werknemers informeert over deze transformatie, over Doccle en wat ze moeten doen om hun loonbrieven digitaal te ontvangen.
Er zijn 3 technieken om een bedrijf toe te voegen aan een Doccle account.
Zo gaat u te werk:
- Verzamel e-mailadressen (privé of professioneel) van uw werknemers.
- Voorzie info op uw interne kanalen (sharepoint, website, intranet,…)
- Informeer uw werknemers over de transformatie via de gebruikelijke kanalen:
- Wat is Doccle
- Waarom Doccle
- Aankondiging Doccle-connect mail
Hebben uw werknemers vragen over hun Doccle-account dan kunnen ze terecht op:
- het help center: help.doccle.be
- de chatbot Doccy op de website van Doccle
- of via e-mail naar community@doccle.be
Toolkit
Als bedrijf kan je jouw werknemers warm maken voor Doccle, door gerichte communicatie via e-mail, flyers, Sharepoint, intranet, intern platform,…
Doccle voorziet u in het nodige ondersteunend materiaal en voorbeeld templates:
- Mail template aankondigingsmail
- Flyer
- Instructievideo
En deze pagina die u aan uw werknemer kan bezorgen, zodat deze zonder zorgen kan starten met Doccle.
Hoe kan mijn werknemer zich verbinden?
Doccle Connect
Een Doccle-Connect e-mail wordt verstuurd aan elke medewerker/eindgebruiker waarvan het e-mailadres gekend is. Deze e-mail bevat de persoonlijke link van de werknemer.
Wanneer de werknemer klikt op de link in de e-mail wordt het bedrijf toegevoegd aan zijn Doccle-account. Heeft de werknemer nog geen Doccle-account dan kan dit meteen gemaakt worden.
Bekijk hier de demo.
Doccle of het sociaal secretariaat stuurt de Doccle-Connect e-mail op een vooraf afgesproken datum uit.
Indien de werknemer zich niet onmiddellijk connecteert met uw bedrijf, wordt er standaard na 1 week een reminder verstuurd.
Later kan er door het sociaal secretariaat of de HR-medewerker occasioneel een Doccle-Connect e-mail uitgestuurd worden zolang de werknemer het bedrijf nog niet heeft verbonden.
Voorgestelde verbindingen
In het geval uw werknemer reeds over een Doccle account beschikt, kan Doccle op basis van de door u aangeleverde data een voorgestelde verbinding bezorgen aan de door ons reeds gekende eindgebruikers.
Dit voorstel tot verbinding wordt gegenereerd op basis van persoonlijke gegevens die de werkgever en de werknemer beschikbaar stelt aan Doccle.
Het voorstel is zichtbaar in het Doccle-account van de werknemers in het menu ‘Verbindingen’. Door te klikken op de knop ‘Toevoegen’ wordt de werkgever automatisch toegevoegd.
Hier kan u meer informatie terugvinden over deze verbindingsmethode.
Manueel
Mocht u niet over een e-mailadres beschikken van uw werknemer dan kan die alsnog een verbinding maken op basis van 2 unieke codes. U dient deze 2 codes dan te bezorgen aan uw werknemer.
De werknemer gaat naar het menu ‘Verbindingen’ en kiest ‘Meer bedrijven toevoegen’ of klikt op het plusteken in de mobiele app.
Door te klikken op het logo van het bedrijf, opent een scherm waarin gevraagd wordt naar de unieke codes.
Na het invullen van de codes wordt het bedrijf toegevoegd aan het Doccle-account.
Bekijk hier de demo.
Deze manier is iets minder gebruiksvriendelijk, er wordt bij voorkeur gewerkt met de 2 eerdere connectie methodes.
