Comment démarrer ?
Doccle dispose de toutes les informations et documents dont vous avez besoin pour informer vos clients internes, vos parties prenantes, votre direction et vos employés de votre transformation numérique au sein de votre service RH.
Préparation interne
En prévision de votre transformation digitale RH, nous pouvons vous fournir des documents pour faciliter les échanges avec les parties prenantes, vous devez prendre en compte les éléments suivants :
- Ajout d’un nouveau service au règlement de travail
- Informer les parties prenantes
- Le cas échéant, discussion avec le comité d’entreprise et le syndicat
- Cadre juridique / documentation juridique :
Intégration technique
Pour démarrer avec Doccle, vous, en tant qu’expéditeur, devez vous connecter à notre plateforme. Cela peut être réalisé de la manière suivante :
- Connexion directe – voir informations techniques
- Via votre secrétariat social
- Via votre partenaire informatique
- Via le portail – aucune mise en œuvre requise
Le parcours onboarding
Une fois la mise en place technique terminée, il est temps d’informer votre service RH et vos collaborateurs.
Doccle fournit le matériel nécessaire pour vous soulager de ce fardeau.
Doccle vous propose
- le support nécessaire pour simplifier votre communication avec vos collaborateurs
- matériel de support pour le service du personnel
- diverses options permettant à vos employés de se connecter à votre entreprise
Approche de communication pour les employés
Chaque employé devra effectuer des démarches pour recevoir ses documents.
Pour ce faire, ils doivent ajouter l’entreprise (secrétariat social ou employeur) à leur compte Doccle.
La conversion aux documents RH numériques est plus efficace lorsque, en tant qu’entreprise, vous informez vos employés de cette transformation, de Doccle et de ce qu’ils doivent faire pour recevoir leurs fiches de paie par voie numérique.
Il existe 3 techniques pour ajouter une entreprise à un compte Doccle.
Voici comment procéder :
- Collectez les adresses email (privées ou professionnelles) de vos collaborateurs.
- Prévoyez des informations sur vos canaux internes (Sharepoint, site web, intranet,…)
- Informez vos collaborateurs de la transformation via les canaux habituels:
- Qu’est-ce que Doccle
- Pourquoi Doccle
- Annonce de l’email Doccle-Connect
Si vos employés ont des questions sur leur compte Doccle, ils peuvent contacter:
- le centre d’aide: help.doccle.be
- le chatbot Doccy sur le site Doccle
- community@doccle.be via email
Toolkit
En tant qu’entreprise, vous pouvez susciter l’enthousiasme de vos employés pour Doccle grâce à une communication ciblée par e-mail, dépliants, Sharepoint, intranet, plateforme interne,…
Doccle vous fournit le matériel de support nécessaire et des exemples de modèles:
- Mail template email d’annonce
- Dépliant
- Vidéo d’instructions
Et cette page que vous pouvez fournir à votre employé, afin qu’il puisse commencer à utiliser Doccle sans aucun souci.
Comment mon employé peut-il se connecter ?
Doccle Connect
Un e-mail Doccle-Connect est envoyé à chaque employé/utilisateur dont l’adresse email est connue. Cet email contient le lien personnel de l’employé.
Lorsque l’employé clique sur le lien contenu dans l’email, l’entreprise est ajoutée à son compte Doccle. Si l’employé n’a pas encore de compte Doccle, il peut être créé immédiatement.
Regardez la demo ici.
Doccle ou le secrétariat social enverra l’email Doccle-Connect à une date convenue au préalable.
Si l’employé ne se connecte pas immédiatement à votre entreprise, un rappel sera envoyé après 1 semaine par défaut.
Par la suite, le secrétariat social ou l’employé RH peut occasionnellement envoyer un email Doccle-Connect tant que l’employé n’a pas encore connecté l’entreprise.
Connexions proposées
Si votre employé possède déjà un compte Doccle, Doccle peut fournir une connexion proposée aux utilisateurs que nous connaissons déjà sur la base des données que vous nous fournissez.
Cette proposition de connexion est générée sur la base des données personnelles que l’employeur et le salarié mettent à disposition de Doccle.
La proposition est visible dans le compte Doccle des employés dans le menu « Connexions ». En cliquant sur le bouton « Ajouter », l’employeur sera ajouté automatiquement.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur cette méthode de connexion ici.
Manueel
Si vous ne disposez pas d’une adresse e-mail pour votre employé, il peut toujours établir une connexion basée sur 2 codes uniques. Vous devez ensuite fournir ces 2 codes à votre salarié.
L’employé accède au menu « Connexions » et choisit « Ajouter d’autres entreprises » ou clique sur le signe plus (+) dans l’application mobile.
Cliquer sur le logo de l’entreprise ouvrira un écran demandant les codes uniques.
Après avoir entré les codes, l’entreprise sera ajoutée au compte Doccle.
Regardez la démo ici.
Cette méthode étant légèrement moins conviviale, il est préférable de travailler avec les 2 méthodes de connexion précédentes.
