En Belgique, 1 travailleur sur 5 reçoit encore sa fiche de paie sur papier.
D’après une étude récente*, 1 Belge sur 5 reçoit encore sa fiche de paie sur papier, avec des différences importantes entre la Flandre et la Wallonie. En Wallonie, 1 travailleur sur 3 reçoit encore sa fiche de paie sur papier.
En ce qui concerne la distribution numérique des fiches de paie, 63% des Belges reçoivent leur fiche via une plateforme. La plateforme Doccle est la plus grande, représentant 20% de cette catégorie. Deux fois plus de Flamands que de Wallons reçoivent leur fiche de paie via la plateforme sécurisée Doccle.
Malgré le canal e-mail relativement peu sécurisé, 28% des travailleurs reçoivent encore leur fiche de paie par ce biais.
*Omnibus, Profacts, juillet 2024, échantillon représentatif de 1000 Belges
La fiche de paie numérique est-elle légale ?
La loi stipule que le salarié doit recevoir une fiche de paie sur laquelle le calcul du salaire est clairement indiqué. Cette fiche de paie peut être transmise sous forme numérique, à condition que le salarié puisse la consulter en dehors du cadre de l’employeur pendant une période maximale de cinq ans après la fin de son contrat de travail. Et à condition que cette fiche de paie numérique soit conservée par un service d’archivage légal.
Ces conditions impliquent donc que le simple envoi d’une fiche de paie par courrier électronique au personnel n’est pas légal, outre le fait qu’un courrier électronique n’est pas suffisamment sécurisé.
L’envoi de fiches de paie via Doccle, en revanche, répond à ces conditions. C’est pourquoi un partenariat avec Doccle est recommandé.
Nous sommes très fiers, en tant que pionniers de la numérisation, de pouvoir aider autant d’entreprises à numériser leur administration de manière simple. Tous les secteurs sont représentés chez Doccle, mais le secteur des secrétariats sociaux est incontestablement l’un des plus importants. Avec plus de 75% des secrétariats sociaux dans notre portefeuille, nous pouvons amener la plupart de la population active belge à la numérisation. Ainsi, nous poursuivons notre ambition d’amener 80 % des Belges sur l’autoroute numérique. Pour ce faire, nous nous efforçons quotidiennement de rendre notre plateforme plus simple et plus pratique, tant pour nos partenaires que pour nos utilisateurs.
Pourquoi de l’administration salariale numérique?
Les fiches de paie sont mises à la disposition du personnel plus rapidement. D’une simple pression sur un bouton, vous envoyez le document et les membres du personnel disposent de leurs fiches de paie presque immédiatement.
Les fiches de paie sont automatiquement sauvegardées dans Doccle aussi longtemps que le collaborateur le souhaite. Donc même après avoir quitté l’entreprise. Le collaborateur a perdu sa fiche de paie ou en a besoin pour contracter un prêt, par exemple ? Il n’a qu’à la rechercher sur le portail indépendant de Doccle. Plus besoin de demander un duplicata au service du personnel ! Le membre du personnel les détient lui-même et peut y accéder à tout moment.
Avec les fiches de paie numériques, votre administration du personnel devient beaucoup plus efficace, ce qui vous permet d’économiser indirectement de l’argent. Et ce, en plus du budget que vous économisez sur le papier, l’impression, les enveloppes, les timbres, etc.
En outre, il est bon de pouvoir dire que votre entreprise envoie ses fiches de paie sous forme numérique. Cela renforcera certainement votre image d’entreprise en phase avec son temps. Ce n’est pas non plus sans importance !
Quels sont les avantages pour vos employés ?
Ils ont leurs fiches de paie plus rapidement et toujours à portée de main. Même s’ils changent d’employeur, les fiches de paie restent dans leur compte Doccle.
Sur Doccle, ils peuvent également gérer ensemble les dossiers de plusieurs autres entreprises. Cela leur permet de gagner beaucoup de temps. Doccle est une plateforme sécurisée et gratuite qui aide également ses utilisateurs à lutter contre le phishing. En effet, les fraudeurs ne peuvent pas insérer de fausses factures dans Doccle. Si vous recevez une facture pour laquelle vous avez des doutes, vérifiez votre compte Doccle. Si la facture s’y trouve également, il s’agit (malheureusement 😉 ) d’une facture authentique.
Doccle, le partenaire idéal pour la distribution de votre gestion salariale
Doccle combine la distribution des fiches de paie avec leur archivage, respectant ainsi directement la législation relative aux fiches de paie numériques. Les employés conservent à tout moment l’accès à leurs fiches de paie, indépendamment de l’entreprise, même après l’avoir quittée.
La grande majorité des secrétariats sociaux propose Doccle pour l’envoi des fiches de paie. Il suffit souvent d’informer votre gestionnaire de dossier de votre souhait de passer à la distribution numérique des fiches de paie.
Si les documents salariaux sont envoyés par l’entreprise elle-même, Doccle peut être facilement intégré dans les processus existants. Grâce à une API, cela peut se faire avec un minimum d’impact IT. Doccle soutient ses partenaires avec un pack d’intégration complet pour garantir une conversion maximale. Nous constatons que les entreprises qui passent à Doccle convertissent sans difficulté 80 % de leurs employés à Doccle.
Et aussi pour la numérisation complète de la gestion RH
L’ambition de la plateforme belge Doccle est d’aider les entreprises à se numériser. La plateforme Doccle offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour simplifier et numériser l’administration (salariale).
En plus de l’envoi sécurisé de documents salariaux, les entreprises peuvent via Doccle :
- Faire signer un document de manière légale (par exemple, contrats, feuilles de prestation, temps de conduite et de repos…)
- Envoyer un document pour une signature légère « lu et approuvé »
- Envoyer un envoi recommandé numérique.
Toutes ces fonctionnalités peuvent être intégrées de manière très simple dans les processus existants.
