FAQ Peppol
Bij de switch naar Peppol komen heel wat vragen naar boven. Op de meestgestelde vragen geven we op deze pagina een antwoord. Heb je zelf nog een vraag? Aarzel dan niet om ons te contacteren.
1. Is Peppol voor mij van toepassing?
Elke BTW-plichtig Belgisch bedrijf dat factureert aan andere bedrijven (B2B) of de overheid (B2G) is verplicht deze facturen elektronisch via Peppol te versturen vanaf 2026. Afhankelijk van je klantenbestand en de leveranciers waarmee je samenwerkt, dien je daarbij met een aantal zaken rekening te houden.
Ben je niet BTW-plichtig, vrijgesteld van BTW of factureer je aan particulieren dan moet dit niet elektronisch via Peppol gebeuren.
Btw-plichtig
-
Als je niet BTW-plichtig bent, blijft registratie binnen Doccle wel handig. Je kan er namelijk al je inkomende facturen gratis in ontvangen en bewaren. An sich is Peppol uitsluitend bedoeld voor facturen met BTW die naar bedrijven worden verzonden.
-
Hierbij dien je te kijken of je BTW-plichtig bent. Sowieso blijft registreren verplicht om je inkomende facturen te ontvangen en bewaren. Dat kan dus via Doccle.
Buitenlandse facturen
-
De verplichting voor Peppol geldt voor België. Voor de specifieke regelgeving in andere landen dien je dit eerst te checken. Al is er een duidelijke trend binnen de Europese Unie om elektronische facturatie te standaardiseren, met Peppol als een veelgebruikte oplossing.
Facturatie aan particulieren
-
Als bedrijf moet je sowieso registreren, want je moet je facturen ontvangen via Peppol. Daarnaast moet je facturen via Peppol versturen naar andere bedrijven en overheden.
Dit zal bij Doccle kunnen vanaf het voorjaar. Voor je particuliere klanten verandert er niets.
-
Facturen naar particulieren moeten niet via Peppol verstuurd worden. Maar je blijft verplicht om je bedrijf te registreren, bijvoorbeeld via Doccle waar dit gratis kan. Want al je inkomende facturen zullen wel via Peppol bij je toekomen.
-
Facturen voor particulieren moeten niet via Peppol verstuurd worden. Hier blijft de huidige werkwijze behouden.
2. Hoe regel ik alles voor mijn boekhouding en facturatie?
In deze sectie geven me meer duidelijkheid omtrent wat u en uw boekhouder juist dient te doen. Dankzij de Peppol-integratie in Doccle kan je al je inkomende en uitgaande facturen overzichtelijk bewaren in Doccle. Wat je BTW-aangifte een stuk eenvoudiger maakt.
Werk je met een boekhouder, dan verduidelijken we op deze pagina hoe je dit juist kan aanpakken.
Boekhouder
-
Je kan je bedrijf maar één keer registreren om facturen te ontvangen via Peppol. Als jouw bedrijf reeds via je pre-boekhoudpakket geregistreerd is, kan dit niet meer via Doccle. Wil je toch liever je facturen via Doccle gratis ontvangen, dan kan je je registratie in je pre-boekhoudpakket annuleren en een nieuwe registratie doen in Doccle.
-
De functie ‘Delen met de boekhouder’ in Doccle verstuurt automatisch de ontvangen facturen in het formaat waarin ze zijn toegekomen. De functie kan alle gangbare formaten doorsturen zoals pdf, word, excel en zelfs XML en UBL. Let wel op: de toegekomen facturen via Peppol worden nu niet als PDF, maar als XML doorgestuurd.
-
Delen met je boekhouder
Doccle is jouw verzamelplaats om alle relevante documenten te bewaren en automatisch door te sturen. Door je bedrijf te registeren op Peppol via Doccle, komen al je inkomende facturen automatisch in je Doccle-account terecht. Je kan met de functie ‘Delen met de boekhouder’ deze facturen automatisch versturen naar je boekhouder of boekhoudpakket. Meer info over ‘delen met je boekhouder’ vind je via onderstaande link.
Opmaak facturen
-
Om facturen via Peppol te kunnen versturen moeten deze opgemaakt zijn in het gestandaardiseerde UBL-formaat. Facturen opgemaakt in de gekende formaten zoals Word, Excel of pdf dienen eerst omgezet te worden naar dit standaard formaat.
De oplossing van Doccle zet bestaande facturen automatisch om in dit UBL-formaat. Je kan je facturen dus gewoon blijven maken zoals je dat vandaag doet.
-
Voorlopig is het nog niet mogelijk om rechtstreeks facturen op te maken in Doccle. Enkel facturen opgemaakt in andere programma’s, zoals kantoortoepassingen word of excel, of zelfs facturen met pen en papier gemaakt, kunnen worden opgeladen en omgezet naar het verplichte UBL-formaat.
3. Hoe ga ik hier juist mee van start?
U dient zich in de eerste plaats voor Peppol te registreren. Dat kan heel eenvoudig via Doccle.
Account
-
Je hebt maar 1 account nodig voor beide. Een apart account als zelfstandige is dus niet nodig. Je kan privé en zaak trouwens splitsen door te werken met categorieën.
Registratie
-
Maak je gratis account
Heb je nog geen Doccle-account? Maak er dan eerst een. Eens je een account hebt, kan je Peppol zelf toevoegen via het kaartje op de startpagina of via het menu ‘Verbindingen’. En volg dan de vervolgstappen.
-
Je kan voor ontvangst van facturen maar via 1 toepassing geregistreerd worden op het Peppol-netwerk. Als je al elders geregistreerd bent, neem je best contact op met deze toepassing om de registratie te annuleren.
Prijs
-
Als je via Doccle je bedrijf registreert heb je geen nieuwe applicatie, software of programma nodig. De registratie op Peppol via Doccle is volledig gratis. Het ontvangen van (Peppol-)facturen blijft ook gratis. Voor het verzenden van Peppol-facturen wordt er een jaarabonnement aangerekend.
Sowieso streven we ernaar om de kosten voor e-facturatie zo laag mogelijk te houden. Meer details hierover volgen binnenkort.
4. Wie breng ik op de hoogte?
Informeren
-
Dit is niet absoluut noodzakelijk, maar mag uiteraard altijd.
-
In de Doccle-applicatie krijg je een melding als een klant nog niet geregistreerd is op Peppol.
-
Best vraag je dit zelf op aan de leverancier.
-
Hier is geen standaard procedure voor. Best informeer je zelf je klanten dat je je facturen voortaan via Peppol verstuurt.
-
Hiervoor is geen standaard procedure. Best neem je zelf contact op met je leverancier om te vragen je facturen via Peppol te ontvangen.
-
Best informeer je zelf je leveranciers dat je geregistreerd bent op Peppol. Bijvoorbeeld via mail of door hen even op te bellen.
