Op vakantie zonder (administratieve) zorgen
Je vertrekt binnenkort op verlof? Zorg dan dat je administratie in orde is. Met deze tips vertrek je goed voorbereid.
We delen die vakantie-administratie op in 3 onderdelen.
- De documenten die je nodig hebt tijdens je reis
- De administratie die je al dan niet thuis achterlaat
- Extra tips voor zelfstandigen
Documenten nodig tijdens je vakantie
Maak een checklist voor vertrek
Welke documenten heb je allemaal nodig voor je vakantie?
- Geldig paspoort of ID-kaart: Controleer of je identificatie nog geldig is en vraag indien nodig op tijd een nieuw paspoort of een identiteitskaart aan.
- Specifieke documenten voor jouw vakantiebestemming: Er bestaat een handig overzicht van alle nodige reisdocumenten per land dat je via deze pagina van de overheid kan raadplegen.
- Kids-ID (voor kinderen jonger dan 12 jaar, verplicht bij reizen buiten België)
- Internationaal rijbewijs (voor bepaalde landen buiten Europa)
- Reisverzekeringspolis (bewijs van dekking bij medische kosten, annulatie, bagageverlies…)
- Europese ziekteverzekeringskaart: voor medische zorg binnen Europa
- Vaccinatiebewijs of internationaal medisch certificaat (bij verre reizen of specifieke landen)
- Noodnummers en belangrijke contactadressen (bijv. ambassade, verzekering, reisbureau)
- Reservatie- en betalingsbewijzen: hotels, huurauto’s, excursies, …
- Vervoertickets: als je bijvoorbeeld per vliegtuig, bus of trein zal reizen
Sla al je documenten veilig op
Scan je documenten en sla die vervolgens op. Dat kan bijvoorbeeld heel eenvoudig via je Doccle-account.
Administratie thuis
Voor je administratie thuis, bepaal je zelf in welke mate je die wilt opvolgen tijdens je vakantieperiode. Zorgt het voor de nodige gemoedsrust als je inzage hebt in je thuisadministratie? Dan lijsten we hier alvast enkele tips op.
Beheer alles via de app van Doccle
Een groot deel van je administratie zal toekomen via je Doccle account. Voor elk nieuw document ontvang je van ons een e-mail. Wil je ook graag een notificatie via je smartphone, dan kan je dat zelf inschakelen.
Je maakt dus zelf de keuze in welke mate je jouw administratie wilt opvolgen tijdens je verlof. En of je facturen al tijdens je vakantie wilt betalen. Via je Doccle account blijven al je documenten sowieso veilig en gecentraliseerd op 1 plek.
Zet automatische betalingen of herinneringen aan
Op die manier voorkom je laattijdige betalingen en mogelijke boetes. En elimineer je de stress van last-minute betalingen.
Tips voor zelfstandigen
Werk je administratie op voorhand bij
- Dien je btw-aangifte of kwartaalaangifte in voor vertrek indien nodig. Of maak duidelijke afspraken met je accountant en bezorg op voorhand de nodige documenten.
- Verzend uitgaande facturen tijdig. Denk ook aan je Peppol-facturen, die je via Doccle kan verzenden. Nog niet geregistreerd voor Peppol? Dan kan je die taak nu al afronden.
- Controleer inkomende facturen op openstaande betalingen
Informeer belanghebbenden
- Licht je klanten en leveranciers op tijd in wanneer je met vakantie bent. En bij wie ze eventueel terechtkunnen met vragen.
- Voeg indien van toepassing de sluitingsperiode van je onderneming toe op je website, sociale media, …
- Stel een out-of-office in voor je e-mail
- Controleer of je zakelijke verzekeringen in orde zijn. Sommige verzekeringen vereisen expliciete meldingen van sluitingsperiodes.
