« La simplification administrative est bénéfique pour tous. »

En 2015, l’UZ Leuven a entamé une collaboration avec Doccle et depuis lors, la majorité des 9500 collaborateurs reçoivent leurs fiches de paie par voie numérique. La signature du nouveau règlement de travail s’est également effectuée il y a peu par voie numérique via Doccle.

« Il était temps de passer à une alternative numérique. Tant les travailleurs que l’organisation étaient demandeurs d’une telle initiative. La mise en œuvre a été très rapide. Après une phase de test avec une centaine de travailleurs, nous nous sommes lancés. Les travailleurs ont reçu un courrier leur expliquant en détail la nouvelle plateforme, des flyers ont été distribués et nous avons également installé un stand Doccle où les travailleurs pouvaient venir poser leurs questions », déclare Leo Denissen, head of logistics software development Information Technology à l’UZ Leuven.

Au sein de l’UZ Leuven, la collaboration avec Doccle est une réussite. Leo : « La simplification administrative est bénéfique pour tous. Notre organisation était prête pour un passage au numérique. Doccle correspond parfaitement à notre secrétariat social et nous épargnons des coûts grâce à l’élimination de l’impression et de l’envoi de documents salariaux. C’est également plus simple pour les travailleurs. Ils disposent à présent d’une archive en ligne sécurisée qui leur donne accès pendant une longue période à tous leurs documents RH. »

Pour le futur, l’UZ Leuven examine aussi la possibilité d’envoyer les factures des patients via Doccle, mais pour l’instant, cela se limite à la communication liée aux ressources humaines. « Je ne peux que recommander cette solution aux organisations. Via une procédure opt-out, nous avons donné à nos collaborateurs le choix d’utiliser ou non Doccle, mais ce n’est pas sans raison que presque tout le monde utilise la plateforme numérique. Si je peux donner un conseil aux organisations en phase de démarrage : une communication claire en direction des collaborateurs est cruciale ! »