Votre administration centralisée en un seul endroit. C’est possible avec doccle.
Tout sur doccle, c’est possible !
Aujourd’hui, vous recevrez des documents pour votre administration de différentes manières. Par exemple, vous recevez parfois des factures par e-mail ou des contrats sur papier par la poste. Certaines entreprises travaillent avec doccle et envoient vos documents via cette plateforme numérique. Il serait beaucoup plus pratique de pouvoir stocker tous les documents dans une archive centrale, à laquelle vous pouvez accéder de n’importe où à tout moment. C’est parfaitement possible avec doccle. Ci-dessous, nous expliquons comment.
Doccle dispose également de fonctions très pratiques pour payer votre facture et organiser vos documents pour les retrouver rapidement par la suite.
Recevoir automatiquement des documents d’organisations utilisant doccle.
La plupart des grandes entreprises utilisent aujourd’hui doccle pour charger des documents directement dans vos dossiers personnels. Pour configurer cela:
- Créez votre compte personnel gratuit.
- Établissez une connexion unique avec des entreprises qui utilisent déjà doccle via des codes personnels.
- Vous recevrez un e-mail ou une notification dans votre application doccle lorsqu’un nouveau document sera prêt pour vous.
Les documents que vous recevez par e-mail.
Vous pouvez facilement placer des documents dans doccle depuis votre smartphone. Lorsque vous enregistrez dans doccle, vous pouvez également ajouter immédiatement votre propre «étiquette» pour la retrouver facilement plus tard. Vous pouvez choisir ce label vous-même, par exemple «abonnement club sportif» ou «comptable». Vous devez effectuer les étapes suivantes:
- Installez l’application doccle sur votre smartphone
- Ouvrez le PDF à partir de votre application de messagerie
- Partagez le document via les fonctions de votre smartphone (comme vous partagez des choses avec WhatsApp par exemple) et choisissez de partager avec doccle.
- Choisissez votre propre nom pour le document et ajoutez l’étiquette souhaitée.
Les documents que vous obtenez sur papier.
Vous pouvez numériser et télécharger des documents dans doccle. Vous pouvez également le faire en utilisant une application de numérisation gratuite qui vous permet de numériser plusieurs pages. Une bonne application pour cela est par exemple « Scanner Smartdoc ».
La procédure est la suivante:
Numérisez le document d’une ou plusieurs pages avec votre application de numérisation gratuite.
- Dans votre application de numérisation, choisissez de partager le document et choisissez de le partager avec doccle
- Choisissez votre propre nom pour le document et ajoutez l’étiquette souhaité.
Et puis commencez!
Une fois que tous vos documents sont dans votre archive doccle centrale, vous pouvez ensuite les gérer (payer ou signer), puis les archiver soigneusement.
Doccle peut vous aider un peu à gérer correctement votre administration. Pour chaque facture, vous recevrez un message 5 jours avant la date d’échéance afin que vous puissiez les payer à temps. Vous pouvez également facilement effectuer le paiement lui-même à partir de doccle.
Vous pouvez également numériser une facture papier avant de la charger en double avec la fonction Scan & Pay, puis la payer facilement numériquement.
Vous pouvez également partager vos documents avec d’autres en quelques clics. Cela peut être utile si vous travaillez avec un comptable ou si vous devez partager votre fiche de paie pour, par exemple, contracter un prêt.
1) Accédez à vos archives dans doccle et cochez les documents que vous souhaitez partager en cliquant sur le carré devant le document.
2) Une fenêtre « Ma collection » s’ouvre dans laquelle les documents sélectionnés sont visibles.
3) Cliquez ensuite sur « partager » et entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager.
4) Le destinataire recevra ensuite les documents sélectionnés en toute sécurité par e-mail.
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