La plateforme d’administration en ligne Doccle publie aujourd’hui les résultats d’une enquête au sujet de l’administration personnelle des Belges. Doccle a fait réaliser une enquête auprès d’un échantillon représentatif de 1051 ménages belges. La paperasse ferait perdre beaucoup de temps aux Belges !
L’administration représente un travail à temps plein pendant plus de deux semaines par an
Le Belge passe en moyenne 1,6h/semaine à s’occuper de son administration (« la paperasse »), soit 83,2h par an ou plus de deux semaines de travail à plein temps. Bien souvent, cette pression s’abat sur une même paire d’épaules au sein du ménage : 3 personnes sur 4 indiquent prendre en charge la quasi-intégralité de l’administration du ménage. Les femmes sont à cet égard plus souvent les ‘dindons de la farce’ que les hommes.
Près de la moitié des Belges paie de temps à autre des sommations de paiement. Neuf personnes sur dix estiment qu’il est important de payer ses factures à temps. Pour les amendes, cette proportion est sensiblement plus basse, avec six Belges sur dix. Cela pourrait être un signe de procrastination : peut-être espérons-nous secrètement qu’une amende s’évapore si nous ne la payons pas.
Pendant combien de temps tous ces documents doivent-ils prendre la poussière?
Il n’y a pas que le traitement des documents en temps et en heure qui est difficile. La durée nécessaire de leur conservation fait également l’objet de toutes sortes de spéculations. Ainsi, deux Belges sur trois ne savent pas pendant combien de temps ils doivent conserver leurs extraits bancaires, quatre Belges sur dix ne savent pas pendant combien de temps ils doivent conserver leurs fiches de paie et pratiquement personne ne sait pendant combien de temps il faut conserver les documents pour le fisc.
Nous nous en sortons bien, même si c’est nous qui le disons
Mais alors, quelle note le Belge s’attribuerait-il pour sa gestion de l’administratif ? Plus de la moitié d’entre eux s’attribuent un score de 8/10 ou plus pour leurs « capacités administratives ». Environ trois quarts des Belges se donnent 7/10 ou plus. Et c’est en faisant que l’on apprend : la confiance dans ses propres capacités augmente avec l’âge. Ceux qui utilisent des outils numériques pour l’administration s’attribuent également un meilleur score.
La fracture numérique : il y a de l’espoir
40 % des sondés font encore la moitié ou plus de leurs tâches administratives à la main, sur du papier. De plus en plus de gens travaillent toutefois de manière numérique. 13 % d’entre eux déclarent même que leur administration s’effectue totalement de manière numérique. C’est de surcroît un phénomène de tous les âges. On n’a en effet pas constaté de différences significatives entre les catégories d’âges en ce qui concerne l’utilisation d’outils d’administration numériques.
D’après Doccle, l’administration numérique est « la marche à suivre ». Le fait que les générations plus âgées ont elles aussi emboîté le pas est un signe encourageant. Et d’après l’enquête, près de 96 % des Belges disposent de l’équipement adéquat pour s’y mettre.
Réaction Bram Lerouge
Bram Lerouge, CEO de Doccle : « Il est clair que les gens sont à la recherche d’une solution unique. Mais ils doivent également avoir confiance en elle. Cela prend du temps. Mais la qualité joue également un rôle : quel que soit l’outil que les Belges utiliseront à l’avenir pour leur administration, cela doit être la meilleure solution disponible sur le marché. À mon sens, il est donc absurde que différents fournisseurs développent chacun leur outil pour leurs factures et harcèlent ensuite le Belge de tous côtés avec celui-ci.
Il existe en revanche une fracture entre les personnes hautement et faiblement scolarisées. Les personnes moins scolarisées s’accrochent davantage au papier : 3 sur 10 d’entre elles font encore l’administration de manière totalement manuelle. Constat étonnant également, les femmes utilisent plus que les hommes des supports physiques ou en papier (fardes, post-its, listes de tâches à faire). Les hommes pour leur part utilisent plus que les femmes l’e-mail, les applis et les systèmes dans le nuage pour rester maîtres de la paperasserie.
L’administration numérique permet d’économiser 31h par an
Plus on utilise le numérique, moins on passe de temps à l’administration. Les personnes qui travaillent de manière entièrement numérique économisent 31h de corvées administratives par rapport à celles qui travaillent tout à fait manuellement.
Les inconditionnels de la paperasse sont d’ailleurs noyés de documents. Ils surestiment systématiquement les délais de conservation légaux et accumulent donc inutilement leurs documents papier.
Facebook achètera-t-il demain votre administration papier ?
Le Belge indique que sur une plateforme d’administration en ligne numérique, il cherche principalement la sécurité et le respect de la vie privée.
Bram Lerouge précise : « Chez Doccle, nous en sommes parfaitement conscients. Doccle utilise un modèle de ‘privacy by design’. Toute organisation qui envoie des documents par Doccle est copropriétaire du système. Il y a plus de 50 coopérateurs. Un groupe tel que Facebook ne peut donc pas racheter l’affaire du jour au lendemain et s’approprier ainsi les données privées de nos utilisateurs finaux. »
30 secondes pour retrouver n’importe quel document
Sara Van Wesenbeeck, professionnelle de l’organisation et coach budget, ne s’effraie pas des résultats de cette étude : « Mon expérience m’apprend que les gens parviennent généralement à tenir tout plus ou moins à jour. Mais une administration vraiment étanche doit s’appuyer sur un système. Et ce système fait généralement défaut. Il faut en fait avoir un seul dossier d’archivage avec différentes catégories, où vous rangez absolument tout. Mon conseil ? Dans un dossier d’archivage bien organisé, vous retrouvez n’importe quel document dans les 30 secondes ! »
Une vie sans la paperasse inutile:
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