La fiche de paie numérique est-elle légale ?
De wet schrijft voor dat de werknemer een loonfiche moet krijgen waarop de berekening van het loon duidelijk gemaakt wordt. Die loonfiche mag digitaal verzonden worden, op voorwaarde dat die beschikbaar is voor de werknemer buiten de context van de werkgever en dat tot 5 jaar na uitdiensttreding. En op voorwaarde dat die digitale loonfiche bewaard wordt door een wettelijke archiveringsdienst.
Die voorwaarden impliceren dus dat het eenvoudig mailen van een loonfiche naar het personeel niet wettelijk is, naast het feit dat een e-mail niet veilig genoeg is.
Loonbrieven versturen via Doccle daarentegen voldoet wel aan die voorwaarden. Vandaar dat een samenwerking met Doccle tot de aanbeveling strekt.
“Wij zijn uitermate trots dat wij als pioniers in digitalisatie zoveel bedrijven kunnen helpen om op een eenvoudige manier administratie te digitaliseren. Alle sectoren zijn vertegenwoordigd op Doccle, waarbij de sector van sociale secretariaten zeker bij de topposities zit. Met meer dan 75% van de sociale secretariaten in onze portefeuille kunnen we het grootste deel van de actieve Belgische bevolking bewegen om te digitaliseren. Zo streven wij onze ambitie na om 80% van de Belgen op de digitale snelweg te krijgen. Dit doen we door dagelijks te sleutelen om ons platform eenvoudiger en handiger te maken voor zowel onze partners als onze gebruikers.
Waarom een digitale loonadministratie?
De loonfiches zijn sneller beschikbaar voor het personeel. Met 1 druk op een knop verstuur je het document en de personeelsleden hebben vrijwel ogenblikkelijk hun loonfiche beschikbaar.
De loonfiches worden automatisch bewaard in Doccle, voor zolang het personeelslid dat wil. Dus ook nadat ze het bedrijf verlaten hebben. Heeft het personeelslid zijn loonfiche verloren of nodig om bijvoorbeeld een lening aan te gaan? Dan zoekt hij die eenvoudig op in het onafhankelijke Doccle-portaal. Geen vragen meer aan de personeelsdienst om een duplicaat te bezorgen! Het personeelslid heeft ze zelf in bewaring en kan er te allen tijde aan.
Met digitale loonbrieven wordt je personeelsadministratie een stuk efficiënter, zodat je onrechtstreeks geld bespaart. En dat bovenop het budget dat je uitspaart aan papier, drukwerk, enveloppes, postzegels…
Daarnaast staat het goed als je als bedrijf kan zeggen dat je de loonbrieven digitaal verstuurt. Het zal zeker je imago versterken als bedrijf dat mee is met z’n tijd. Ook niet onbelangrijk!
What’s in it voor je werknemers?
Zij hebben hun loonfiches sneller en altijd bij de hand. Ook als ze van werkgever veranderen, blijven de loonfiches bewaard in hun Doccle-account.
Op Doccle kunnen ze bovendien hun administratie van vele andere bedrijven samen behandelen. Zo besparen ze heel wat tijd. Doccle is een veilig en gratis platform dat zijn gebruikers ook helpt in de strijd tegen phishing. Fraudeurs kunnen immers geen valse facturen in Doccle zetten. Dus als je een factuur ontvangt waarvan je twijfelt, check dan even je Doccle-account. Zit de factuur daar ook, dan is het (helaas 😉) een echte factuur.
Doccle als dé perfecte partner voor een volledige digitalisering van je loonadministratie.
De ambitie van het Belgische platform Doccle is om bedrijven te helpen digitaliseren. Het Doccle-platform biedt dan ook alle functionaliteiten aan die nodig zijn om de (loon)administratie te vereenvoudigen en digitaliseren.
Naast het veilig ontvangen van loondocumenten, kunnen gebruikers van Doccle ook wettelijk ondertekenen (bijvoorbeeld contracten, prestatiebladen, rij- en rusttijden…) of een digitale, aangetekende zending ontvangen en aftekenen. Al die functies kunnen via Doccle op een zeer eenvoudige manier uitgevoerd worden.
