FAQ Peppol

Certains logiciels comptables n’acceptent qu’un seul format ou annexe. Vous pouvez choisir :

• PDF et XML (UBL)
• uniquement XML (UBL)
• uniquement PDF

Paramétrez cela dans votre tableau de bord sous « Comptabilité ». Cliquez sur la carte correspondante et utilisez l’icône à trois points pour modifier la connexion.

En tant qu’indépendant, vous n’êtes pas obligé de collaborer avec un comptable, mais vous devez tenir une comptabilité correcte, comme l’exige la loi.
Même après 2026, il ne sera pas obligatoire de travailler avec un comptable.
En revanche, l’enregistrement sur Peppol est requis pour l’envoi des factures d’entreprise.

Doccle peut vous aider à cet égard : la plateforme regroupe toutes vos factures entrantes en un seul endroit sécurisé.
L’envoi de factures sera également bientôt possible via Doccle, tout en conservant votre méthode actuelle de création de factures (même via Excel ou Word, par exemple).

Doccle peut envoyer des factures automatiquement vers un logiciel comptable, à condition qu’une adresse e-mail soit disponible pour les recevoir.

Entièrement compatible avec :
Octopus, Dexxter, Silvasoft, Wings, Winbooks, AFAS, Accountable, Sage Cloud Demat, Billit, Billtobox, Okioki, Clearfacts, Lucy.

Également possible pour les logiciels fonctionnant avec des dossiers ou plateformes:
Yuki & Exact Online.

Il existe plusieurs façons d’envoyer vos factures Peppol à votre comptable :

• Envoi automatique : les factures sont transmises directement vers le logiciel de comptabilité ou par e-mail.
• Envoi manuel : connectez-vous à votre compte et téléchargez les factures quand vous le souhaitez.
• Intégration avec Codabox/Voila : tous les documents sont transférés automatiquement dans le logiciel de comptabilité, sans action supplémentaire.

Il est pratique de centraliser votre administration dans Doccle. Grâce à l’intégration de Peppol dans Doccle, vous pouvez conserver toutes vos factures entrantes et sortantes de manière claire et sécurisée dans votre compte Doccle. Vous pouvez également y stocker des preuves de paiement et des tickets de caisse. Ainsi, votre déclaration de TVA devient un jeu d’enfant, car tout est regroupé en un seul endroit et vous n’avez plus besoin de chercher vos documents.

Vous ne pouvez inscrire votre entreprise qu’une seule fois pour recevoir des factures via Peppol. Si votre entreprise est déjà inscrite via votre formule pré-comptable, elle ne peut plus être inscrite via Doccle.

Si vous préférez toujours recevoir gratuitement vos factures via Doccle, vous pouvez annuler votre inscription dans votre paquet pré-comptable et procéder à une nouvelle inscription dans Doccle.

Ce n’est pas absolument nécessaire, mais c’est bien sûr toujours possible.

Doccle est votre lieu de rassemblement pour le stockage et l’envoi automatique de tous les documents pertinents. En enregistrant votre entreprise sur Peppol via Doccle, toutes vos factures entrantes se retrouveront automatiquement sur votre compte Doccle.

Vous pouvez utiliser la fonction « Partager avec votre comptable » pour envoyer automatiquement ces factures à votre comptable ou à votre logiciel de comptabilité. Pour plus d’informations sur le partage avec votre comptable, cliquez sur le lien ci-dessous.

En tant qu’indépendant, vous n’êtes pas obligé de travailler avec un comptable. Cependant, la tenue d’une comptabilité correcte est exigée par la loi. Même après 2026, vous ne serez pas obligé de travailler avec un comptable. Toutefois, l’inscription sur Peppol est obligatoire pour l’envoi des factures de l’entreprise.

Doccle peut vous aider à cet égard et collecte toutes vos factures entrantes dans un endroit sûr. L’envoi de factures sera bientôt également possible via Doccle, où vous pourrez conserver votre façon de préparer les factures (même si c’est via excel ou word, par exemple).

Dorénavant, depuis l’application Doccle, vous pouvez faire en sorte que votre comptable ou le logiciel de comptabilité de celui-ci, reçoive systématiquement les documents nécessaires sans que vous aviez besoin de les envoyer vous-même.

Les comptes privés et professionnels ne diffèrent pas en soi. Chaque compte offre la possibilité de saisir des informations sur l’entreprise, telles que son nom et son numéro d’identification. Il est également tout à fait possible de recevoir et de gérer des documents privés et professionnels au sein d’un même compte. En tant qu’utilisateur, vous décidez vous-même dans quel compte vous activez une connexion avec une entreprise.

Vous trouverez plus d’informations dans notre centre d’aide.

Cela n’est pas possible automatiquement pour le moment.

Vous pouvez attribuer une catégorie à la facture une fois payée. Vous trouverez ici comment procéder.  Via « Recherche avancée » dans les archives, vous pouvez ensuite filtrer toutes les factures avec cette catégorie.

Pour l’instant, elles ne sont pas encore visibles dans le tableau de bord.

Vous pouvez les retrouver via le menu « Archives ». Cliquez sur « Recherche avancée » et sélectionnez la connexion Peppol « Factures d’achat ». “

Dans votre tableau de bord, vous retrouvez toutes vos factures envoyées par entreprise. Pour chaque facture, vous pouvez consulter son statut. En cliquant sur une facture, vous voyez :

• les données extraites
• le PDF associé

Les factures sont classées selon la date de facture (date d’émission). C’est plus pratique que la date d’envoi, car la date de facture est déterminante pour votre déclaration TVA.

Mon entreprise est connue sous un nom commercial et non sous sa dénomination légale. Vous pouvez ajouter votre nom commercial via le bouton « Gestion » dans votre tableau de bord entreprise.

Ce nom sera utilisé dans les communications (notifications, partage avec votre comptable). Sur la facture Peppol, votre dénomination légale reste affichée, comme l’exige la loi.

Oui, c’est possible. Vous pouvez facilement ajouter une ou plusieurs entreprises à un seul compte, à condition d’en être le propriétaire.

Aucun coût supplémentaire n’est associé à cela. Si vous activez DocclePro, vous ne devez le faire qu’une seule fois et cela s’appliquera à chaque entreprise liée à votre compte.

Si cela ne vous dérange pas que vos documents privés et professionnels soient regroupés, vous pouvez activer Peppol dans votre compte existant sans problème.

Sinon, il est préférable de créer un compte séparé pour votre entreprise.Comme l’enregistrement Peppol se fait via itsme, vous devrez le transférer dans vos paramètres,sous la section « Sécurité ».

Vous pouvez également suivre cette procédure si vous souhaitez vous enregistrer sans itsme.

Vous n’avez besoin que d’un seul compte pour les deux. Il n’est donc pas nécessaire de disposer d’un compte séparé en tant qu’indépendant. D’ailleurs, vous pouvez diviser votre compte privé et votre compte professionnel en utilisant des catégories.

Vérifiez d’abord que vous avez utilisé le bon numéro d’identification (numéro de TVA, numéro d’entreprise/KBO, GLN ou DUNS).Si c’est correct, votre client n’est probablement pas encore enregistré sur Peppol.

Via https://app.peppolchecker.be vous pouvez vérifier quelles entreprises sont enregistrées et via quel Access Point.

Si votre client n’est pas enregistré, il se peut qu’il ne soit pas soumis à l’obligation Peppol (par exemple en vertu de l’article 44 du Code TVA). Contactez votre client pour vérifier et transmettre la facture correctement.

Si votre client n’est pas soumis à Peppol, vous pouvez toujours envoyer vos factures par e-mail via Doccle. Vos factures restent ainsi centralisées dans votre compte Doccle.

Si votre client est soumis à Peppol, il doit enregistrer son entreprise afin d’être en conformité légale et d’éviter des sanctions.

Vous pouvez l’orienter vers Doccle, où l’enregistrement est gratuit.

La BCE pour les applications open data, utilisée par Doccle pour l’enregistrement automatique des entreprises, est mise à jour une fois par mois. Ainsi, au plus tard un mois après la création d’une entreprise, celle-ci sera disponible dans la BCE.

Pas d’inquiétude : c’est tout à fait normal.

Le système utilisé pour envoyer des documents via Peppol demande à l’expéditeur d’indiquer un numéro d’entreprise pour l’envoi.
Le système recherche ensuite dans la base de données l’identifiant Peppol (Peppol ID) correspondant à ce numéro d’entreprise.

Cependant, certains expéditeurs ne disposent pas toujours du numéro d’entreprise du destinataire et recherchent alors l’entreprise dans la base Peppol à l’aide du numéro de TVA.
Grâce à ces deux enregistrements, les expéditeurs peuvent toujours retrouver une entreprise, que ce soit via le numéro d’entreprise ou le numéro de TVA.

Si vous souhaitez changer de fournisseur, vous devez d’abord vous désinscrire auprès de votre fournisseur actuel. Ensuite, vous pouvez vous enregistrer auprès de votre nouveau fournisseur.

Gardez à l’esprit qu’il est possible de travailler avec plusieurs fournisseurs pour l’envoi de factures électroniques, mais que la réception des factures ne peut se faire que via un seul fournisseur.

Lorsque vous changez de fournisseur, vos factures existantes, reçues ou envoyées, restent disponibles chez vous ou dans votre logiciel de comptabilité.
Demandez à votre nouveau fournisseur de coordonner la transition à temps afin d’éviter toute interruption dans la réception de vos factures.

Pour le moment, ce n’est pas encore possible. Vous ne pouvez enregistrer votre entreprise que si vous en êtes le représentant officiel (via itsme). Nous travaillons actuellement sur une solution pour rendre cela possible. Cependant, vous pouvez déjà partager votre connexion Peppol avec quelqu’un d’autre afin que cette personne reçoive également les documents.

Si votre client n’est pas enregistré sur Peppol, vous recevrez une notification lors de l’envoi de votre facture via Doccle. Dans ce cas, la facture sera envoyée par e-mail pour s’assurer qu’elle arrive bien à destination.

Pour la réception des factures, vous ne pouvez être enregistré que chez un seul fournisseur. Pour l’envoi, il est possible d’avoir plusieurs enregistrements.

Dans l’application Doccle, vous recevez une notification si un client n’est pas encore enregistré sur Peppol.

Vous ne pouvez être dirigé vers le réseau Peppol pour la réception des factures que par le biais d’une seule application. Si vous êtes déjà inscrit ailleurs, il est préférable de contacter cette application pour annuler l’inscription.

Vous n’avez pas encore de compte Doccle ? Alors créez-en un. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez ajouter Peppol vous-même via la carte sur la page d’accueil ou via le menu « Connexions ». Suivez ensuite les étapes suivantes.

Que faire en cas de facture suspecte ?

• Ne payez pas en cas de doute
• Contactez l’expéditeur
• Demandez une note de crédit si nécessaire
• Une facture électronique est une facture officielle. Toute correction doit se faire via une note de crédit.

Si vous soupçonnez une fraude, signalez-le via le point de contact pour les entreprises : https://meldpunt.belgie.be/meldpunt/fr/bienvenue

En théorie, oui. Cela peut se produire si un logiciel ou un Access Point n’applique pas des contrôles de sécurité suffisants lors de l’enregistrement.

Comme une entreprise peut s’enregistrer auprès de plusieurs Access Points pour l’envoi, un fraudeur pourrait exploiter un Access Point moins strict pour usurper une identité d’entreprise. D’où l’importance d’un contrôle d’enregistrement rigoureux.

Oui. En cas d’erreur lors de la conversion en XML, une facture électronique incorrecte peut être générée. Il ne s’agit pas d’une fraude, mais d’une erreur technique. Une correction s’effectue via une note de crédit.

Les entreprises sont identifiées par leur numéro de TVA ou leur numéro BCE. Si vous indiquez un mauvais numéro, la facture peut être envoyée à une autre entreprise. Vérifiez donc toujours que la facture vous est bien destinée.

Dans votre tableau de bord, vous pouvez consulter le statut de votre facture (si le logiciel du destinataire renvoie l’information). Vous recevez également une notification par e-mail si :

• la facture ne peut pas être livrée
• votre client conteste ou accepte partiellement
• votre client accepte et valide le paiement
• votre client refuse la facture

Avec Peppol, l’envoi des factures se fait uniquement au format UBL, la norme universelle pour les factures électroniques. Si vous disposez déjà d’une facture dans un autre format (Word, PDF, Excel, …), vous pouvez la télécharger sur Doccle.

Doccle se charge ensuite de la convertir au format UBL et de l’envoyer via Peppol. Vous pouvez donc conserver votre manière actuelle de créer vos factures.

Le self-billing est également possible via Peppol, à condition que :

• les deux parties aient donné leur accord préalable ;

• le fournisseur ou le prestataire de services approuve formellement chaque facture via une procédure d’acceptation.

Une facture de self-billing est établie de la même manière qu’une facture électronique, mais doit comporter la mention supplémentaire indiquant qu’elle a été émise par le client. Chez Doccle, nous mettons tout en œuvre pour y parvenir.

Lorsque vous envoyez une facture via Doccle, Doccle vérifie, sur base du numéro d’entreprise (KBO), si votre client est déjà enregistré sur Peppol. Si ce n’est pas le cas, une notification vous est envoyée et la facture est automatiquement envoyée par e-mail à votre client.

Les factures électroniques sont envoyées au format UBL, qui n’est pas lisible directement par un client. C’est pourquoi Doccle joint toujours une version PDF de la facture pour garantir que votre client puisse la lire.

Vous trouverez un aperçu de toutes les données nécessaires via ce lien. Lorsque vous téléchargez une facture, Doccle reconnaît automatiquement les données de la facture et les remplit dans les champs structurés.

Si votre client a déjà payé une partie, indiquez-le dans la section « Totaux ». Le montant est automatiquement déduit du total final.

Oui. Vous pouvez adapter le taux de TVA par ligne de facture. Vous avez le choix entre les taux courants : 0 %, 6 %, 12 % et 21 %.

Oui. Après conversion de votre facture, utilisez la section « Remises et suppléments ».

Indiquez le montant et la description. Le total est automatiquement recalculé dans la section « Totaux ».

Les consignes facturées sans TVA peuvent être ajoutées comme ligne de facture distincte.

Après avoir converti votre facture PDF dans Doccle, cliquez sur le crayon à côté de « Lignes de facture » et sélectionnez la catégorie TVA appropriée.

Après avoir converti votre facture, cliquez à gauche sur l’icône crayon dans le champ « Communication ». Saisissez votre texte. Vous pouvez cocher l’option pour que cette communication soit automatiquement ajoutée à toutes les factures suivantes.

Vous avez plusieurs entreprises ? Vous pouvez alors définir une communication différente par entreprise.

Vous pouvez consulter un aperçu de toutes les informations requises via ce lien. Lorsque vous téléchargez une facture, Doccle reconnaît automatiquement les données de la facture et les remplit dans le format structuré requis par Peppol.

Une facture Peppol déjà envoyée ne peut pas être modifiée. Si vous souhaitez corriger une erreur, vous devez d’abord émettre une note de crédit pour annuler la facture originale, puis envoyer une nouvelle facture correcte.

Non, ce n’est pas nécessaire. Les factures Peppol ne nécessitent aucune signature numérique.

Oui. Avec DocclePro, vous pouvez joindre des annexes,
mais celles-ci doivent être regroupées avec la facture dans un seul fichier PDF.

Pour envoyer une note de crédit via Peppol, créez-la dans votre logiciel de facturation, comme vous le feriez pour une facture électronique.
Indiquez toujours la facture d’origine, utilisez un montant négatif et précisez la raison de la correction.

Avec Doccle, vous pouvez créer votre note de crédit comme d’habitude. Doccle se charge ensuite de la convertir au format Peppol approprié pour l’envoi.

Pour l’instant, il n’y en a pas. Si votre entreprise prévoit d’envoyer un grand nombre de factures, nous vous recommandons d’utiliser notre solution omnicanale.

Contactez l’équipe commerciale de Doccle pour plus d’infos.

Pour envoyer des factures via Peppol, celles-ci doivent être créées dans le format standardisé UBL. Ce format permet un traitement automatisé de la facturation, de « machine à machine » ou d’un logiciel à un autre.

Aujourd’hui, les factures sont généralement créées dans Word, Excel ou en PDF, mais ces formats ne peuvent pas être envoyés via Peppol. Pour utiliser Peppol, les factures doivent être au format UBL afin qu’un système informatique puisse les lire.

Avec Doccle, vous créez votre facture comme d’habitude dans Word, Excel ou un logiciel comptable. Vous téléchargez ensuite ce document en tant que PDF dans Doccle. Doccle la convertit automatiquement au format UBL et l’envoie via Peppol. Une copie PDF de la facture originale est également jointe. Le téléchargement en tant qu’ULB n’est pas encore possible.

Les factures formatées dans d’autres programmes peuvent être téléchargées au format PDF. Vous pouvez donc également les créer via Word ou Excel, mais il est préférable de les enregistrer au format PDF. Et ensuite converties au format UBL obligatoire

Pour l’instant, il n’est pas encore possible d’établir des factures directement dans Doccle ou de charger des factures rédigées par soi-même.

Chez Peppol, vous ne pouvez envoyer des factures qu’au format UBL. Il s’agit de la norme universelle pour les factures électroniques. Une facture existante dans un autre format (word, pdf, excel, etc.) peut être convertie en UBL dans Doccle et envoyée via Peppol à partir de mi-2025. Vous pouvez donc conserver votre mode actuel de formatage des factures.

Le mieux est de le demander au fournisseur.

Il n’existe pas de procédure standard à cet égard. Il est préférable d’informer vous-même vos clients que vous enverrez dorénavant vos factures via Peppol.

Il n’existe pas de procédure standard à cet égard. Le mieux est de contacter vous-même votre fournisseur pour lui demander de recevoir vos factures via Peppol.

Le mieux est d’informer vous-même vos fournisseurs que vous êtes inscrit sur Peppol. Par exemple, par courrier électronique ou en les appelant.

Une association de copropriétaires (ACP) dispose d’un numéro d’entreprise propre et gère les parties communes d’un immeuble, comme le toit, l’ascenseur ou le jardin.
Cependant, une ACP n’est pas automatiquement assujettie à la TVA, et donc pas automatiquement soumise à l’obligation Peppol.

L’obligation d’envoyer et de recevoir des factures électroniques via Peppol ne concerne que les entreprises assujetties à la TVA.
De nombreuses ACP bénéficient toutefois de l’exemption prévue à l’article 44 du Code de la TVA, car elles n’exercent aucune activité commerciale.

Vous souhaitez savoir si votre ACP est assujettie à la TVA ?
Vous pouvez le vérifier via la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), auprès de votre comptable ou de votre syndic.

L’article 44 du Code belge de la TVA définit précisément quelles opérations sont exemptées et s’applique à certaines catégories spécifiques, telles que les services (para)médicaux, l’enseignement et les services sociaux.

Les entreprises qui exercent uniquement des activités exemptées en vertu de l’article 44 ne sont pas tenues d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques.

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire entre entreprises belges assujetties à la TVA.

À partir du 1er janvier 2026, l’utilisation de Peppol deviendra obligatoire dans la plupart des cas pour l’envoi des factures B2B.
Vous trouverez ci-dessous des explications sur les entreprises concernées, les exceptions et ce que cela signifie pour vous.

À partir de cette date, il sera obligatoire en Belgique d’envoyer les factures B2B sous format électronique structuré, et ce via le réseau agréé Peppol.

Pour envoyer des factures via Peppol, vous avez besoin d’un outil de facturation qui prend en charge le format Peppol. Vous pouvez par exemple le faire via Doccle.

L’exigence relative à Peppol s’applique à la Belgique. Pour les réglementations spécifiques à d’autres pays, il convient de vérifier d’abord. Il n’est pas encore possible de traiter des factures étrangères.

Bien qu’il y ait une tendance claire au sein de l’Union européenne à normaliser la facturation électronique, Peppol est une solution couramment utilisée.

En tant qu’entreprise, vous devez de toute façon vous enregistrer car vous devez recevoir vos factures via peppol. En outre, vous devez envoyer des factures via peppol à d’autres entreprises et administrations.

Cela sera possible avec Doccle à partir du printemps. Rien ne changera pour vos clients privés.

Les factures destinées aux particuliers ne doivent pas être envoyées par l’intermédiaire de Peppol. Mais si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez enregistrer votre entreprise pour recevoir vos factures entrantes.

La réception de factures via Peppol est gratuite dans Doccle. Vous êtes donc en règle avec la loi sans frais supplémentaires.

Les factures de détail ne doivent pas obligatoirement être envoyées par voie électronique. Vous pouvez continuer à les envoyer comme vous le faites aujourd’hui. En tant qu’entreprise assujettie à la TVA, vous devez envoyer des factures à d’autres entreprises par voie électronique via Peppol. Vous devez donc inscrire votre entreprise à Peppol.

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez facturer par voie électronique. On pourrait dire que si vous devez déposer une déclaration de TVA, vous devez également facturer par voie électronique.

Si vous n’êtes pas une entreprise belge assujettie à la TVA, vous ne devez pas vous enregistrer via Peppol. Toutefois, il peut être utile de le faire afin de recevoir toutes vos factures en un seul endroit. Vous pouvez le faire gratuitement avec Doccle.
Ce n’est pas la même chose qu’être exonéré de TVA. Vous restez une entreprise assujettie et seule l’obligation de perception de la TVA est levée. L’obligation Peppol s’applique donc bien dans ce cas.

L’enregistrement sur Peppol ainsi que la réception des factures sont gratuits. L’envoi de factures, qui sera bientôt disponible, nécessitera une petite contribution.

Le prix standard pour l’envoi de factures via Doccle est de 4€ par mois, facturé annuellement. Le nombre de factures à envoyer n’est pas limité.