Unsere verarbeitungen


Alles was Sie über unsere Verarbeitungen im Rahmen der General Data Protection Regulation: GDPR wissen müssen.


Sorten der erfassten Daten

Wir erfassen Daten auf unterschiedliche Weisen.

Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

  • Beim Erstellen eines Doccle-Profils stellen Sie uns bereits einige Daten zur Verfügung. Unter anderem erhalten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Diese Daten werden niemals mit Dritten geteilt.
  • Durch die Nutzung unserer Funktionen, wie Überweisungen oder Anträge für einen automatischen Bankeinzug, teilen Sie bestimmte Daten, wie die Nummer Ihrer Bankkarte oder SEPA-Daten mit Doccle. Diese Daten werden ausschließlich mit den Zulieferern ausgetauscht, wenn sie für die Dienste, die Sie auf Doccle nutzen, nötig sind.

Daten, die von Unternehmen und Organisationen zur Verfügung gestellt werden und für Sie bestimmt sind

  • In diesem Fall erfüllen wir die Funktion des Datenverarbeiters und handeln wir ausschließlich im Auftrag dieser Organisationen/Firmen. Die Verarbeitung findet selbstverständlich in Übereinstimmung mit anderen Gesetzgebungen, die die entsprechende Organisation beachten muss, statt. Auf diese Weise erhalten Sie die Garantie, dass Ihre Daten auf Doccle genauso gesichert werden, als würde die Organisation Dienste direkt zur Verfügung stellen.
  • Die Daten, die wir von der einen Organisation erhalten, stehen anderen Organisationen nicht zur Verfügung.

Daten, die wir durch Ihre Nutzung unserer Services erhalten

  • Wir können Daten zur Art Ihrer Nutzung von Doccle erfassen, wie wann Sie auf Schaltflächen, Links und andere Bereiche unserer Plattform klicken. Die konkreten Dienste werden in Artikel 2 der Allgemeinen Bedingungen aufgelistet.
  • In diesem Fall treten wir selbst als Datenverwalter auf. Indem Sie ein ‚Account‘ erstellen, erklären Sie Ihr Einverständnis für diese Verarbeitungen.

Daten über das System, in dem Sie Doccle nutzen.

  • Doccle erfasst diese Daten, um die gute Funktion auf jedem Medium zu gewährleisten.
  • Wir können apparatspezifische Daten erfassen, wie das Hardwaremodell, die Version des Betriebssystems

Die Nutzung der erfassten Daten

Wir nutzen die Daten, die wir erfassen, um einfache und relevante Dienste im Zusammenhang mit digitalen Dokumenten zu liefern, zu verwalten, zu sichern und zu verbessern. Zusätzlich nutzen wir die Daten, um die Sicherheit für alle Doccler zu optimieren.

Um Ihr digitales Archiv zu organisieren, werden wir eine Anzahl Verarbeitungen durchführen.

  • In erster Instanz bewahren wir Ihre Dokumente in einem sicheren und persönlichen digitalen Archiv. Alle Dokumente, die von den unterschiedlichen Organisationen an Sie versendet wurden und die Dokumente, die Sie selbst auf die Plattform stellten, stehen im Archiv zur Verfügung.
  • Bei Dokumenten, die Sie selbst auf die Plattform hochgeladen haben, werden ein paar zusätzliche Parameter gespeichert: haben Sie das Dokument archiviert, bezahlt oder elektronisch unterzeichnet. Wir speichern ebenfalls die Verbindung mit den spezifischen Organisationen, mit denen Sie verbunden sind (die Verbindungen). Diese Verbindungen können Sie selbst auf der Plattform verwalten, auf der Seite ‚Verbindungen’. Hierfür werden Schlüssel verwendet. Diese werden von der Organisation, die Ihnen Dokumente schickt, festgelegt, da es sich um einen persönlichen Schlüssel Ihres digitalen Safes handelt. Mögliche Schlüssel entsprechend der Organisation sind: Kundennummer, Vertragsnummer, Nationale Nummer und Patientennummer oder eine andere einzigartige Identifizierung.
  • Zusätzlich speichern wir Ihre Logindaten (einen Nutzernamen, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort) als einzigartigen sicheren Schlüssel für unsere Plattform. Diese Daten können Sie in Ihrem Profil auf Doccle selbst ergänzen oder ändern. Konkret handelt es sich noch um zusätzliche Informationen: Name, Vorname, Straße, Postleitzahl, Gemeinde, Telefonnummer, Mobilnummer, Unternehmensbezeichnung und Unternehmensnummer.
  • Doccle verwendet Ihre E-Mail-Adresse, um Sie zu auf dem Laufenden zu halten, wenn in Ihrem Doccle-Archiv neue Informationen zur Verfügung stehen. Dies ist eine Standardfunktion von Doccle. Zusätzlich halten wir Sie gerne zu allen Neuigkeiten auf unserer Plattform auf dem Laufenden. Sollten Sie diese Informationen lieber nicht erhalten wollen, dann können Sie sich immer für den Erhalt dieser Kommunikation abmelden, indem Sie auf den ‚Abmeldelink‘ ganz unten in diesen E-Mails klicken.
  • Um eine optimale Funktion von Doccle und Ihrer Verwaltung zu gewährleisten, kann Ihnen Doccle unterschiedliche Organisationen vorschlagen, auf der Grundlage Ihrer Daten, die uns zur Verfügung stehen. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie diese Funktion jederzeit in Ihrem Profil deaktivieren.
  • Sollten Sie sich für eine noch sicherere Loginmethode entschieden haben, wie eID oder itsme, dann wurde Ihr Schlüssel mit Ihrem Account verbunden. Diese Verbindung können Sie jederzeit auf der Plattform konsultieren oder löschen, und zwar in Ihren Einstellungen.
  • Wenn Sie auf Doccle ein SEPA Mandat eingerichtet haben, dann werden die Daten dieses Mandats (Partner, Kontonummer, Startdatum und eventuell das unterzeichnete Dokument) bewahrt. Die Mandate können Sie jederzeit auf der Plattform konsultieren oder löschen, und zwar unter Bankeinzüge.
  • Wenn Sie mit unserer ‚Teilen‘-Funktion eine Verbindung mit einem Partner geteilt haben, dann bewahren wir die E-Mail-Adresse von der Person, mit der Sie die Verbindung geteilt haben.
  • Wenn Sie mit eBox eine Verbindung herstellten, dann bewahren wir Ihren Schlüssel zu eBox.
  • Wenn Sie die Scan & Pay-Funktionalität unserer App verwendeten, dann registrierten wir Ihre E-Mail-Adresse, um die Zahlung zu verarbeiten.
  • Wenn Sie eine Überweisung auf Doccle durchführten, dann bewahren wir den Zahlungsstatus und die Kontonummer, die verwendet wurde.
  • Wenn Sie Kategorien verwendeten, um Ihr digitales Archiv ordentlich zu organisieren, dann bewahren wir die Kategorien auf der Plattform. Auf diese Weise können Sie einfacher neue Dokumente organisieren.
  • Wenn Sie Doccle kontaktieren, können wir Ihre Berichte speichern, um eine Lösung für das zugrunde liegende Problem einfacher und schneller finden zu können. Wir können Ihre E-Mail-Adresse verwenden, um Sie über unsere Dienste zu informieren, wie zum Beispiel, um Sie über zukünftige Änderungen oder Verbesserungen auf dem Laufenden zu halten. Die Chatfunktion von Doccle registriert ebenfalls Ihre IP-Adresse, jedoch wird diese IP-Adresse ausschließlich für diese Verarbeitung verwendet.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Rechte und Freiheiten für diese Daten nutzen können? Hier finden Sie alle Informationen.

Die Datenverarbeiter

Um unsere technische Plattform zu verwalten und Ihnen die besten Funktionen anbieten zu können, arbeiten wir mit einer Anzahl Zulieferer zusammen, auch als Sub-Verarbeiter bezeichnet. Diese Zulieferer werden bezüglich ihrer Zuverlässigkeit, Sicherheit und Konformität mit der neuen Verordnung zum Datenschutz geprüft. Zusätzlich werden mit diesen Sub-Verarbeitern ‚Datenschutz‘-Vereinbarungen abgeschlossen.


Damit zusammenhängende Aspekte:

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