Het online administratieplatform Doccle maakt de studieresultaten bekend van een enquête bij over Belgen en hun administratie. Doccle liet in het kader van de Digitale Week, die loopt van 20 oktober tot 5 november, een bevraging uitvoeren bij een representatieve steekproef van 1051 Belgische huishoudens.
De administratieve papiermolen is meer dan twee weken per jaar een full-time job
De Belg is gemiddeld 1,6u/ week bezig met zijn administratie, op jaarbasis is dit 83.2u of ruim twee voltijdse
werkweken. Vaak komt deze druk op één paar schouders terecht binnen het gezin: 3 op de 4 geven aan zo goed als alle administratie van het gezin voor hun rekening te nemen. Vrouwen zijn daarbij vaker „de klos“ dan mannen.
Bijna de helft van de Belgen betaalt af en toe betalingsaanmaningen. Negen Belgen op tien vinden het belangrijk om facturen op tijd te betalen, voor boetes ligt dit aantal een stuk lager met zes op tien. Dit zou kunnen wijzen op uitstelgedrag: misschien hopen we stiekem dat een boete verdwijnt als we ze niet betalen?
Hoe lang moeten al die documenten stof liggen vergaren?
Niet enkel documenten op tijd afhandelen is moeilijk, ook deze bijhouden volgens de juiste termijn is giswerk. Zo weten twee op de drie Belgen niet hoe lang ze hun bankafschriften moeten bijhouden, vier op tien weet niet hoe lang ze hun loonfiches moeten bewaren en vrijwel niemand weet hoe lang je documenten voor de fiscus moet bijhouden. Op die manier stapelt de papiermolen zich op.
We doen het goed, al zeggen we het zelf
Maar hoe goed vindt de Belg zichzelf dan? Meer dan de helft geeft zichzelf score van 8/10 of meer voor zijn “administratieve vaardigheid”. Zo’n driekwart van de Belgen geeft zichzelf 7/10 of meer. En al doende leert men: het vertrouwen in de eigen vaardigheden neemt toe met de leeftijd. Ook wie digitale tools gebruikt voor de administratie geeft zichzelf een betere score.
Digitale kloof: er is hoop
Nog 40% doet de helft of meer van zijn papierwerk nog manueel op papier. Toch werken meer en meer mensen digitaal. 13% geeft zelfs aan dat hun administratie volledig digitaal verloopt. Dit is bovendien een fenomeen van alle leeftijden: er werden geen significante verschillen vastgesteld tussen leeftijdsgroepen wat betreft het gebruik van digitale administratietools.
Digitale administratie is volgens Doccle “the way forward”. Een hoopgevend teken is dat ook de oudere generaties duidelijk mee zijn. En volgens de enquête beschikt bijna 96% van de Belgen over de juiste uitrusting om ermee aan de slag te gaan.
Reactie Bram Lerouge
Bram Lerouge, CEO van Doccle: “Het is duidelijk dat mensen zoekende zijn naar één oplossing. Maar ze moeten die ook vertrouwen. Dat neemt tijd. Maar de kwaliteit speelt ook een rol: gelijk welke tool de Belgen in de toekomst zullen gebruiken voor hun administratie, het moet de beste oplossing zijn die beschikbaar is op de markt. In mijn ogen heeft het dus geen zin dat verschillende leveranciers elk hun tool ontwikkelen voor hun facturen, en daarmee de Belg van alle kanten bestoken.”
Tussen hoog- en laagopgeleiden gaapt er wel een kloof. Lager opgeleiden houden meer vast aan papier: bij 3 op 10 onder hen gebeurt de administratie nog volledig manueel. Ook opvallend feit is dat vrouwen meer dan mannen gebruik maken van fysieke of papieren hulpmiddelen (mappen, post-its, to-dolijstjes). Mannen zijn dan weer meer dan vrouwen aan de slag met e-mail, apps en cloudsystemen om de papiermolen de baas te blijven.
Digitale administratie bespaart 31u per jaar
Hoe digitaler, hoe minder tijd er wordt gespendeerd aan de administratie. Wie volledig digitaal werkt spaart 31u aan administratieve ballast uit in vergelijking met mensen die volledig manueel werken.
Papierfans verdrinken overigens in de documenten. Ze overschatten systematisch de wettelijk verplichte bewaringstermijn, en stapelen hun papierwerk dus onnodig lang op.
Koopt Facebook morgen je administratie?
De Belg geeft aan dat hij in een digitaal, online administratieplatform vooral op zoek is naar veiligheid en privacy.
Bram Lerouge verduidelijkt: “Bij Doccle beseffen we dit als geen ander. Doccle hanteert een “privacy by design” model. Iedere organisatie die documenten verzendt via Doccle is mede-eigenaar van het systeem. Er zijn meer dan 50 coöperanten, een concern als Facebook kan dus morgen niet de boel opkopen en aan de haal gaan met de privédata van onze eindgebruikers.”
30 seconden om eender welk document terug te vinden
Sara Van Wesenbeeck, organizing expert en budgetcoach, schrikt niet van deze studieresultaten: “Mijn ervaring leert mij dat mensen er meestal wel in slagen om het min of meer deftig bij te houden. Maar een écht waterdichte administratie berust op een systeem. En dat systeem ontbreekt meestal. Je moet eigenlijk één archief hebben met verschillende categorieën, waar àlles in terecht komt. Het advies dat ik mensen altijd geef? In een goed georganiseerd archief vind je eender welk document terug binnen de 30 seconden!”
Weg met de papiermolen!
Heb je al een account? Meld je hier aan.
