Nos traitements
Tout ce que vous devez savoir sur nos traitements dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (General Data Protection Regulation: GDPR).
Types de données collectées
Nous collectons des données par différents canaux :
Données que vous nous transmettez
- Lorsque vous créez un profil Doccle, vous nous fournissez déjà des données, notamment votre nom et votre adresse e-mail. Ces données ne sont jamais partagées avec des tiers.
- En utilisant nos fonctions telles que les paiements ou les demandes de domiciliations, vous partagez certaines informations, telles que votre numéro de carte de débit ou vos données SEPA, avec Doccle. Ces données ne sont échangées avec les fournisseurs que si elles sont nécessaires pour les services que vous utilisez via Doccle.
Informations que les entreprises et les organisations nous fournissent et qui vous sont destinées
- Dans ce cas, nous sommes le processeur de données et nous agissons exclusivement pour le compte de ces organisations / entreprises. Le traitement est évidemment en conformité avec d’autres législations que l’organisation en question doit respecter. De cette façon, vous avez la garantie que vos données seront protégées via Doccle de la même manière que si l’organisation fournissait directement des services.
- Les données que nous recevons d’une organisation ne peuvent pas être consultées par d’autres organisations.
Données que nous collectons sur la base de votre utilisation de nos services
- Nous pouvons collecter des données sur la manière dont vous utilisez Doccle, notamment le moment où vous cliquez sur des boutons, des liens et autres éléments de notre plate-forme. Les services concrets sont listés à l’article 2 des Conditions Générales.
- Dans ce cas, nous agissons nous-mêmes comme gestionnaire de données. En créant un « account », vous acceptez ces traitements.
Informations sur le système sur lequel vous utilisez Doccle.
- Doccle recueille ces données pour garantir un bon fonctionnement sur tous les supports.
Nous pouvons collecter des données spécifiques à l’appareil, comme le modèle du matériel et la version du système d’exploitation.
L’utilisation des données collectées
Nous utilisons les données collectées pour vous fournir des services simples et pertinents en matière de documents numériques, en assurer la maintenance, les sécuriser et les améliorer. En outre, nous utilisons les données pour protéger de manière optimale tous les utilisateurs de Doccle.
Pour organiser vos archives numériques, nous allons effectuer un certain nombre d’opérations de traitement.
- En premier lieu, nous conservons vos documents dans des archives numériques sécurisées et personnelles. Tous les documents qui vous ont été envoyés par diverses organisations et les documents que vous avez vous-même placés sur la plate-forme peuvent être consultés dans les archives.
- Pour les documents que vous avez téléchargés vous-même sur la plateforme, certains paramètres supplémentaires sont conservés : avez-vous archivé, payé ou signé électroniquement le document ? Nous conservons aussi la liaison avec les organisations spécifiques avec lesquelles vous êtes lié (les liens). Vous pouvez gérer vous-même ces liens sur la plate-forme, via la page « Liens ». Pour cela, nous utilisons des clés. Celles-ci sont déterminées par l’organisation qui vous envoie des documents, car il s’agit de la clé personnelle de votre coffre-fort numérique. Selon l’organisation, les clés peuvent être : le numéro de client, le numéro de contrat, le numéro de registre national et le numéro de patient ou une autre identification unique.
- De plus, nous conservons vos informations de connexion (un nom d’utilisateur, une adresse e-mail et un mot de passe) en tant que clé sécurisée unique vers notre plateforme. Vous pouvez compléter ou modifier vous-même ces données dans votre profil sur Doccle. Plus précisément, il s’agit d’informations supplémentaires : nom, prénom, rue, code postal, localité, numéro de téléphone, numéro de GSM, nom de l’entreprise et numéro d’entreprise.
- Doccle utilise votre adresse e-mail pour vous tenir informé lorsque de nouvelles informations sont disponibles dans vos archives Doccle. Ceci est une fonction standard de Doccle. Nous souhaitons également vous tenir au courant de toutes les nouveautés de notre plateforme. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations, vous pouvez vous désabonner de cette communication via le lien « Se désabonner » situé en bas de ces e-mails.
- Pour garantir le fonctionnement optimal de Doccle et de votre administration, Doccle peut vous proposer différentes organisations en fonction des données disponibles vous concernant. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez désactiver cette fonction via votre profil.
- Si vous avez opté pour une méthode de connexion encore plus sûre, comme eID ou Itsme, nous avons relié votre clé à votre compte. Vous pouvez consulter ce lien sur la plateforme, dans vos paramètres.
- Si vous avez signé un mandat SEPA via Doccle, les données de ce mandat (partenaire, numéro de compte, date de début et éventuellement le document signé) seront sauvegardées. Vous pouvez consulter ou supprimer ces mandats sur la plateforme, dans domiciliations.
- Si vous avez partagé un lien avec un partenaire via notre fonction « Partager », nous conservons l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous avez partagé le lien.
- Si vous avez établi un lien avec eBox, nous sauvegardons votre clé vers eBox.
- Si vous avez utilisé la fonction Scan&Pay sur notre application, nous avons enregistré votre adresse e-mail pour traiter le paiement.
- Si vous avez effectué un paiement via Doccle, nous conservons le statut du paiement et le numéro de compte avec lequel vous avez payé.
- Si vous avez utilisé des catégories pour organiser vos archives numériques, nous stockons ces catégories sur la plateforme. De cette façon, vous pouvez organiser plus facilement de nouveaux documents.
- Lorsque vous contactez Doccle, nous pouvons conserver vos messages pour trouver plus facilement et plus rapidement une solution au problème sous-jacent. Nous pouvons utiliser votre adresse e-mail pour vous donner des informations sur nos services, par exemple vous avertir de futures modifications ou améliorations. La fonction chat de Doccle enregistre également votre adresse IP, mais celle-ci est uniquement utilisée pour ce traitement.
Voulez-vous savoir comment vous pouvez exercer vos droits et libertés pour ces données ? Vous trouverez toutes les informations ici.
Les processeurs de données
Afin de gérer techniquement notre plateforme et de vous proposer les meilleures fonctions, nous travaillons avec plusieurs fournisseurs, également appelés sous-traitants ultérieurs. Ces fournisseurs ont été testés en termes de fiabilité, de sécurité et de conformité avec la nouvelle législation sur la protection des données. En outre, des accords de « protection des données » ont été conclus avec ces sous-traitants.